目次
請求代行サービスとは？
請求代行サービスとは、企業間の取引における請求業務を代行するサービスです。
請求書の発行・封入・発送、与信審査、代金の回収、入金確認、未払いの督促など、請求業務をアウトソーシングすることができます。
請求代行サービスのメリットは、業務の集中する月末や月初のタイミングで請求書を作成し封入や発送を行うと、担当者の業務負荷が増加するのを軽減できることです。
また、請求書を発行する際は、金額や取引内容を確認しながら間違えがないように作成し、それを請求先に送付する必要がありますが、請求代行に依頼すれば、手間を省けるだけではなく、ミスも減らすことができます。
請求代行サービスは、主にBtoBのビジネスに取り組む企業向けのサービスとなります。
特に、掛売り決済を行う企業や、サブスクリプション型や、定額の継続課金サービスを提供する企業から支持されています。
請求代行サービスを導入するメリット
- 経理業務の効率化
- 人的ミスの削減
- コストの削減
- 入金回収率の向上
- 顧客満足度の向上
経理業務の効率化
請求代行サービスを導入することで、請求書の発行や送付、入金確認などの経理業務をアウトソーシングできます。これにより、自社のリソースをコア業務に集中できます。
人的ミスの削減
請求書の作成や発行は、手作業で行うと人的ミスが発生しがちです。請求代行サービスを利用することで、専門のスタッフが請求書を作成するため、ミスの発生を最小限に抑えられます。
コストの削減
請求代行サービスを利用することで、経理業務にかかる人件費や経費を削減できます。また、請求書の作成・発行にかかる時間のコストも削減できます。
入金回収率の向上
請求代行サービスには、入金回収を効率化するための機能やノウハウがあります。これにより、入金回収率の向上につながります。
顧客満足度の向上
請求書を正確かつ迅速に発行することで、顧客満足度の向上につながります。また、請求書の入金状況を確認できる機能があれば、顧客の問い合わせへの対応もスムーズになります。
請求代行サービスの機能
主な機能は以下の通りです。
請求書発行
自動発行: 顧客情報や請求内容に基づき、請求書を自動で作成・発行します。
テンプレート: 請求書の書式やデザインを自由にカスタマイズできます。
郵送代行: 請求書を印刷・封入し、顧客に郵送します。
電子請求書: 電子請求書（PDFやWebページ形式）を発行し、メールで送信します。
入金管理
入金消込: 銀行口座の入金情報を自動で取得し、請求情報と照合して入金消込を行います。
未入金管理: 入金期限を過ぎた請求を自動で抽出し、未入金リストを作成します。
催促代行: 未入金顧客に対して、電話やメールで入金催促を行います。
支払代行
口座振替: 顧客の銀行口座から自動で代金を引落します。
コンビニ払い: コンビニエンスストアで支払いができるよう、払込票を発行します。
クレジットカード払い: クレジットカード決済に対応します。
与信管理
与信審査: 新規顧客の信用情報を調査し、取引の可否を判断します。
与信限度額設定: 顧客ごとの与信限度額を設定し、取引リスクを管理します。
保証サービス: 未回収リスクを保証するサービスを提供します。
請求代行サービスの選び方
請求代行サービスを選ぶ際には、次のポイントを検討しましょう。
必要な機能
自社の課題やニーズに合わせて必要な機能を検討することが重要です。以下に、選び方のポイントをまとめました。
請求書発行機能
発行方法: 郵送、メール、Webダウンロードなど、自社に合った発行方法に対応しているか確認しましょう。
テンプレート: 請求書の書式やデザインを自由にカスタマイズできるか、自社ブランドに合わせた請求書を作成できるか確認しましょう。
複数言語対応: 海外取引がある場合、多言語対応の請求書発行機能が必要になります。
入金管理機能
入金消込: 銀行口座やクレジットカードなどの入金情報を自動で取得し、請求情報と照合して入金消込ができるか確認しましょう。
未入金管理: 入金期限を過ぎた請求を自動で抽出し、未入金リストを作成できるか確認しましょう。
督促機能: 入金遅延が発生した場合、自動で督促メールを送信したり、電話で連絡したりできる機能があると便利です。
支払方法
銀行振込: 銀行振込に対応していることはもちろん、振込手数料の負担や振込サイクルなども確認しましょう。
クレジットカード決済: クレジットカード決済に対応している場合、手数料やセキュリティ対策なども確認しましょう。
コンビニ払い: コンビニ払いにも対応していると、顧客の利便性が向上します。
対応している業種
BtoB企業
請求サイクルの長期化への対応: BtoB取引では、請求サイクルが長くなる傾向があります。支払サイトの長期化に対応できるサービスを選びましょう。
与信管理の重要性: 取引先の信用リスクを評価し、貸倒れを防ぐための与信管理機能が充実しているサービスを選びましょう。
請求書発行の柔軟性: 請求書の書式や支払方法など、取引先の要望に応じた柔軟な対応ができるサービスを選びましょう。
BtoC企業
多様な支払い方法への対応: クレジットカード決済、コンビニ払い、後払いなど、顧客が使いやすい多様な支払い方法に対応しているサービスを選びましょう。
入金管理の効率化: 顧客からの入金状況をリアルタイムで把握し、未入金への対応をスムーズに行えるサービスを選びましょう。
顧客対応の充実: 顧客からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応できるサポート体制が整っているサービスを選びましょう。
サブスクリプション型サービス
継続課金への対応: 定期的な請求や自動更新に対応しているサービスを選びましょう。
顧客管理機能: 顧客の契約状況や利用状況を管理できる機能が充実しているサービスを選びましょう。
解約防止対策: 顧客の解約を防ぐための施策（リマインドメールなど）に対応しているサービスを選びましょう。
料金体系
従量課金制
請求書発行件数や入金処理件数など、利用量に応じて料金が発生します。
請求件数が少ない場合や、繁忙期と閑散期の差が大きい場合に適しています。
請求件数が増えると費用も増えるため、注意が必要です。
定額制
月額料金を支払うことで、一定の範囲内で請求代行サービスを利用できます。
請求件数が多く、安定している場合に適しています。
請求件数が少ない場合は割高になる可能性があります。
初期費用＋従量課金制
初期費用を支払った上で、利用量に応じて料金が発生します。
システム導入費用や初期設定費用などが含まれます。
長期的に利用する場合や、カスタマイズが必要な場合に適しています。
セキュリティ対策
請求代行サービスを選ぶ際に、セキュリティ対策は非常に重要な要素です。顧客の個人情報や支払い情報を取り扱うため、万が一情報漏洩などが発生すると、企業の信頼を失墜させるだけでなく、法的責任も問われる可能性があります。
以下に、請求代行サービスのセキュリティ対策の選び方について解説します。
情報セキュリティに関する認証の取得状況
ISMS（ISO/IEC 27001）: 情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格です。取得しているサービスは、情報セキュリティ対策が体系的に整備されていることを示します。
PCI DSS: クレジットカード情報を扱う事業者向けのセキュリティ基準です。取得しているサービスは、クレジットカード情報の保護に力を入れていると言えます。
プライバシーマーク: 個人情報保護に関する日本工業規格（JIS Q 15001）に適合した事業者に付与されるマークです。取得しているサービスは、個人情報保護に積極的に取り組んでいることを示します。
セキュリティ対策の内容
暗号化: 通信経路やデータベースを暗号化し、情報の盗聴や改ざんを防ぎます。
アクセス制御: 権限のないユーザーが情報にアクセスできないよう、アクセス制限を設けます。
不正アクセス対策: ファイアウォールや侵入検知システムなどを導入し、不正アクセスを防止します。
脆弱性対策: システムの脆弱性を定期的にチェックし、修正プログラムを適用します。
バックアップ: データを定期的にバックアップし、災害や障害発生時に備えます。
おすすめの請求代行サービス
- Paid（株式会社ラクーンフィナンシャル）
- マネーフォワード ケッサイ（マネーフォワードケッサイ株式会社）
- 掛売決済（株式会社インフォマート）
- 請求まるなげロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
- クロネコ掛け払い（ヤマトクレジットファイナンス株式会社）
- NP掛け払い（株式会社ネットプロテクションズ）
- SEIKYU+（株式会社Biz Forward）
- 掛払い.com（株式会社キャッチボール）
- SAGAWA B2B決済サービス（SGシステム株式会社）
- GMO掛け払い（GMOペイメントサービス株式会社）
