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イベント受付管理システム導入ガイド：選び方からおすすめシステム9選まで徹底解説

イベント開催は、集客から運営、そして事後のフォローまで、多くの業務が発生します。特に、参加者の受付は、スムーズな対応が求められる重要な工程です。しかし、従来の紙ベースの受付は、時間と手間がかかり、人手不足やコロナ禍での非接触対応など、多くの課題を抱えています。

そこで注目されているのが、イベント受付管理システムです。イベント受付管理システムを導入することで、受付業務を効率化し、イベント運営をスムーズに進めることができます。

この記事では、イベント受付管理システム導入で得られるメリット、選び方のポイント、そしておすすめのシステム9選をご紹介します。

この記事を読めば、イベント受付管理システム導入で、あなたのイベント運営が劇的に進化することがわかります。

目次

  1. イベント受付管理システムとは？
    • イベント受付管理システムの機能と役割
    • イベント管理システムを導入するメリット
  2. イベント受付管理システムの選び方
    • 選び方のポイント① 必要な機能を明確にする
    • 選び方のポイント② 使いやすさを確認する
    • 選び方のポイント③ セキュリティレベルを確認する
    • 選び方のポイント④ かかるコストを確認する
  3. 【無料あり】プロがおすすめするイベント受付管理システム9選
    • 1. イベントの受付から決済も完結できる「formrun（フォームラン）」
    • 2. イベント受付に特化「楽らく受付くん」
    • 3. 専門知識なしでもOK「EventCreate（イベントクリエイト）」
    • 4. 告知ページ簡単作成「Peatix（ピーティックス）」
    • 5. SNSでも拡散できる「EventRegist（イベントレジスト）」
    • 6. サブスクリプションに特化「UruPla-Reg」
    • 7. 100を超える機能搭載「Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）」
    • 8. イベント予約に特化「ChoiceReserve（チョイスリザーブ）」
    • 9. 定額使い放題「SPIRAL®」
  4. イベント管理の流れとポイント
    • 1. 事前準備
    • 2. 当日運営
    • 3. イベント後
  5. 自社に合ったイベント管理システムを活用して、業務の効率化を図ろう！

1. イベント受付管理システムとは？

イベント受付管理システムとは、イベントの受付業務を効率化し、参加者とのコミュニケーションを円滑にするためのシステムです。

イベントの企画段階から、参加申込受付、当日の受付管理、イベント後のフォローアップ、アンケート収集まで、一連のイベント運営に必要な機能が搭載されています。

イベント受付管理システムの機能と役割

イベント受付管理システムには、以下のような機能が備わっています。

  • イベント告知ページ・申し込みフォームの作成: イベントの詳細情報を掲載し、参加者を募るためのページを作成します。
  • 参加者情報の管理: 参加者の氏名、連絡先、所属など、イベントに必要な情報を一元的に管理します。
  • チケット販売・決済: 有料イベントの場合、システム上でチケット販売と決済処理が行えます。
  • 受付管理: 当日の受付をスムーズに行うための機能です。QRコードを利用した受付、来場状況の確認などが可能です。
  • コミュニケーションツール: イベント情報やアンケートの配信、フォローアップメールなどを送信できます。
  • データ分析: 参加者データやアンケート結果などを分析し、イベントの改善に役立てます。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント受付管理システムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

  • イベント管理業務の効率化: 手作業で行っていた受付や参加者管理などを自動化できるため、大幅な時間短縮が実現します。
  • イベント当日の進行がスムーズ: QRコード受付などにより、参加者の待ち時間が減り、受付スタッフの負担も軽減されます。
  • イベント後のフォローが充実: 参加者データやアンケート結果などを活用して、より効果的なフォローアップを行うことができます。
  • 集客力アップ: 効率的なイベント告知や、参加者とのコミュニケーションにより、イベントへの参加意欲を高めることが期待できます。
  • セキュリティ対策の強化: 個人情報管理機能が充実しており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できます。

2. イベント受付管理システムの選び方

イベント受付管理システムは、多くの企業から様々な機能や料金プランのサービスが提供されています。

自社のイベント運営のニーズや規模に合わせて、最適なシステムを選ぶことが重要です。

選び方のポイント① 必要な機能を明確にする

イベント受付管理システムの導入は、業務を効率化するだけでなく、イベントの体験価値を高めることも目的となります。

例えば、業務効率化には参加者リストの作成や決済対応が不可欠です。一方、参加者の満足度を高めるには、オンラインでの交流機能や充実した配信環境が求められます。

イベント管理業務における事前準備、当日運営、事後報告のそれぞれの場面で、どのような機能が必要なのかを明確にしましょう。

特に、以下の項目を考慮して検討しましょう。

  • 参加者管理: 参加者情報の登録、管理、検索、絞り込みなどがスムーズに行える機能
  • 受付管理: QRコード対応、来場状況のリアルタイム確認、受付時間管理、複数受付対応などが可能な機能
  • 決済機能: クレジットカード決済、コンビニ決済、銀行振込など、対応可能な決済方法を確認
  • コミュニケーション機能: メール配信、アンケート配信、通知機能、メッセージ機能など
  • データ分析機能: 参加者データ、アンケート結果、イベント効果などの分析が可能な機能
  • その他: オンライン配信機能、イベントページ作成機能、出展社管理機能、アンケート機能など

選び方のポイント② 使いやすさを確認する

イベント管理システムは、管理者だけでなく、イベントに参加するユーザーにとっても使いやすいことが重要です。

高性能・高機能なシステムであっても、操作が複雑で使いにくい場合は、作業時間がかかったり、ミスが発生したりする可能性があります。

以下の点に注意して確認しましょう。

  • 操作画面が直感的でわかりやすい: 初めて触れる人でも、簡単に操作できるUIであるかを確認
  • 必要な機能がわかりやすく配置されている: 目的の機能をすぐに探し出せるかを確認
  • イベント参加者側の操作も簡単: 参加登録、受付、アンケートなどの操作がストレスなく行えるかを確認
  • 複数人で利用する場合、情報共有がしやすい: 複数人で情報共有をする際に、混乱が生じないかを確認

無料トライアルやデモ版を利用して、実際にシステムを操作してみることをおすすめします。

選び方のポイント③ セキュリティレベルを確認する

イベント受付管理システムでは、参加者の個人情報や決済情報など、機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。

不正アクセスやデータ漏洩によって、企業の社会的信頼は一瞬にして失墜してしまいます。

以下の点を確認しましょう。

  • SSL/TLSによるデータ暗号化: 通信を暗号化して、盗聴や改ざんを防ぐ対策がされているか
  • アクセス制御: 権限のないユーザーがシステムにアクセスできないよう、適切なアクセス制御が設定されているか
  • データバックアップ: 万が一のデータ消失に備え、定期的にデータのバックアップが実施されているか
  • セキュリティ認証: ISO27001やプライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得しているか
  • セキュリティ対策の継続的な実施: 最新のセキュリティ脅威に対応するため、継続的にセキュリティ対策が行われているか

選び方のポイント④ かかるコストを確認する

イベント受付管理システムは、無料、月額制、従量課金制など、様々な料金体系があります。

自社のイベント開催頻度や規模、予算に合わせて、最適な料金プランを選びましょう。

以下の点を確認しましょう。

  • 月額費用: 月額費用は、イベントの数や参加者数によって異なるため、事前に確認しましょう。
  • 初期費用: 初期費用は、システムの導入や設定にかかる費用です。無料のシステムもありますが、有料のシステムでは数十万円かかる場合もあります。
  • 従量課金: イベントの数や参加者数、機能の利用状況などに応じて、追加で費用が発生する場合があります。
  • オプション費用: 機能を追加する場合、別途費用が発生する場合があります。
  • 契約期間: 契約期間は、システムによって異なります。短期利用の場合は、月額制の方がコストを抑えられます。

3. 【無料あり】プロがおすすめするイベント受付管理システム9選

イベント受付管理システムの選び方のポイントを踏まえて、おすすめのシステム9選をご紹介します。

それぞれのシステムの特徴や料金プラン、強みなどを詳しく解説しています。

あなたのイベントに最適なシステムを見つけてください！

1. イベントの受付から決済も完結できる「formrun（フォームラン）」

formrun公式サイト: https://form.run/

formrunは、簡単にフォームを作成でき、イベントの受付から管理までできるイベント管理システムです。

特徴

  • 120種類以上のテンプレートから、イベントに合ったデザインのフォームを簡単に作成できます。
  • イベント受付に関する情報の管理、申込者のステータス管理、個別メール送信、自動返信メールなどが簡単にできます。
  • 受付と同時に決済も可能なフォームを作成できます。
  • 決済手数料が業界最安水準（2.99%から）で、安心して利用できます。

料金プラン

  • FREE: 0円
  • BEGINNER: 月額3,880円（税抜）
  • STARTER: 月額12,980円（税抜）
  • PROFESSIONAL: 月額25,800円（税抜）

formrunの強み

  • フォーム作成が簡単で、誰でも使いやすい
  • 決済機能が充実しており、イベントの受付から決済まで完結できる
  • 無料プランが用意されているので、気軽に試せる

formrunがおすすめな企業

  • フォーム作成を簡単にしたい企業
  • イベントの受付から決済までを完結させたい企業
  • 無料で試してから導入を検討したい企業

2. イベント受付に特化「楽らく受付くん」

楽らく受付くん公式サイト: https://wuke.jp/

楽らく受付くんは、株式会社コームラが提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • イベント受付に特化した機能が充実しています。
  • Webサイトを持っていない企業でも安心して利用できます。
  • オプションで、イベント案内ページの作成が可能です。

料金

  • 設置費用: 0円
  • 月額: 13,000円
  • オプション（イベント案内ページ）: 60,000円

楽らく受付くんの強み

  • イベント受付機能に特化しており、操作が簡単
  • Webサイトがなくても利用できるため、導入しやすい
  • オプションでイベント案内ページも作成できる

楽らく受付くんがおすすめな企業

  • イベント受付に特化したシステムを探している企業
  • Webサイトを持っていない企業
  • オプションでイベント案内ページを作成したい企業

3. 専門知識なしでもOK「EventCreate（イベントクリエイト）」

EventCreate公式サイト: https://www.eventcreate.jp/

EventCreateは、ソーシャルワイヤー株式会社が提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 専門知識がなくても、直観的に操作できます。
  • イベント告知ページ、参加フォーム、アンケートなどを簡単に作成できます。
  • 受付が完了すると、参加者リストが自動的に作成され、転記ミスを防ぐことができます。

料金

  • プラン: 単発利用、継続利用
  • 初期費用: 単発利用は無料、継続利用は要問い合わせ
  • 月額: 要問い合わせ

EventCreateの強み

  • 操作が簡単で、誰でも使いやすい
  • イベント業務に必要な基本的な機能が揃っている
  • デザイン性の高いイベントページを作成できる

EventCreateがおすすめな企業

  • イベント管理システムの導入が初めて
  • ITに詳しくない担当者でも使いやすいシステムを探している
  • デザイン性の高いイベントページを作成したい企業

4. 告知ページ簡単作成「Peatix（ピーティックス）」

Peatix公式サイト: https://peatix.com/

Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • イベントのタイトル、会場の住所、定員などの必須項目を入力するだけで、簡単に告知ページを作成できます。
  • オフラインイベントだけでなく、オンラインイベントにも対応しています。
  • チケットが無料の場合は、ツールを無料で利用できます。

料金

  • 無料セミナー: 0円
  • 有料セミナー: 4.9％ + 99円/1枚（販売実績に応じた手数料のみ）

Peatixの強み

  • 告知ページ作成が簡単
  • オンラインイベントにも対応
  • 無料イベントであれば、無料で利用可能

Peatixがおすすめな企業

  • イベント告知ページを簡単に作成したい企業
  • オンラインイベントも開催したい企業
  • 無料イベントを多く開催している企業

5. SNSでも拡散できる「EventRegist（イベントレジスト）」

EventRegist公式サイト: https://eventregist.com/

EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 無料のBasicプランでも、SNSでイベント情報を拡散できます。
  • イベントの種類に合わせたパッケージが用意されています。
  • 法人主催のイベント向けのプレミアム機能が用意されています。

料金

  • システム利用料: 無料イベントは0円、有料イベントは0円
  • チケット販売手数料: 無料イベントは0円、有料イベントはチケット販売額の8%

EventRegistの強み

  • SNSでのイベント拡散が簡単
  • イベントの種類に合わせたパッケージが選べる
  • 法人主催のイベントに役立つプレミアム機能がある

EventRegistがおすすめな企業

  • SNSでイベント情報を拡散したい企業
  • イベントの種類に合わせた機能がほしい企業
  • 法人主催のイベントで、より高度な機能を利用したい企業

6. サブスクリプションに特化「UruPla-Reg」

UruPla-Reg公式サイト: https://urupla-reg.com/

UruPla-Regは、SAISON Office合同会社が提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 会費や月謝など、継続的な支払いに強い機能があります。
  • クレジットカードや銀行振り込みで、自動決済ができます。
  • デジタルイベントの強化を図りたい企業におすすめです。

料金

  • プラン: ミニマム、ノーマル、アドバンスド
  • ユーザー登録数: ミニマムは300人、ノーマルは1000人、アドバンスドは2000人
  • 初期費用: ミニマムは3万円、ノーマルは5万円、アドバンスドは7万円
  • 月額料金: ミニマムは9,800円、ノーマルは19,800円、アドバンスドは39,800円

UruPla-Regの強み

  • サブスクリプションイベントに特化した機能
  • 顧客管理と自動決済が簡単
  • デジタルイベントの強化に最適

UruPla-Regがおすすめな企業

  • 会費や月謝などの継続的な支払いがあるイベントを開催している企業
  • デジタルイベントの強化を図りたい企業
  • 運用業務を効率化したい企業

7. 100を超える機能搭載「Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）」

Event Cloud Mix公式サイト: https://eventcloudmix.com/

Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 基本機能に加え、イベントに必要な100を超える機能を搭載しています。
  • 3,000件以上のイベントサポート実績から培ったノウハウをシステム化しています。
  • イベントの事前作業から、当日の実施、事後フォローまでのサイクルをワンストップで管理できます。

料金

  • プラン: SS、S、M、L、カスタム
  • 初期費用: SS、S、M、Lは0円、カスタムは要問い合わせ
  • 月額料金: SSは9,800円、Sは19,800円、Mは29,800円、Lは80,000円、カスタムは要問い合わせ

Event Cloud Mixの強み

  • イベントに必要な様々な機能がオールインワンで揃っている
  • 大規模イベントから小規模イベントまで幅広く対応可能
  • 豊富なノウハウとサポート体制

Event Cloud Mixがおすすめな企業

  • イベントに必要な様々な機能を1つのシステムで完結させたい企業
  • イベント運営を効率化し、コスト削減を実現したい企業
  • 豊富なノウハウとサポート体制を求める企業

8. イベント予約に特化「ChoiceReserve（チョイスリザーブ）」

ChoiceReserve公式サイト: https://choicereserve.com/

ChoiceReserveは、株式会社リザーブリンクが提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 抽選予約、キャンセル待ち、会員限定メニューなど、イベント予約に特化した機能が充実しています。
  • 複数イベントの予約状況を一元管理できます。
  • イベントと会場を紐づけて管理することができ、システム管理者IDの発行や細かい権限設定が可能です。

料金

  • プラン: Lite、Pro、Enterprise
  • 初期費用: Liteは22,000円、Proは33,000円、Enterpriseは要問い合わせ
  • 月額料金: Liteは11,000円、Proは22,000円、Enterpriseは要問い合わせ

ChoiceReserveの強み

  • イベント予約機能に特化している
  • 複数イベントの管理がしやすい
  • 会員限定イベントなどの運営に最適

ChoiceReserveがおすすめな企業

  • イベント予約に特化したシステムを探している企業
  • 複数イベントの予約状況をまとめて管理したい企業
  • 会員限定イベントなどを開催したい企業

9. 定額使い放題「SPIRAL®」

SPIRAL®公式サイト: https://www.pi-pe.co.jp/solution/seminar/

SPIRAL®は、株式会社パイプドビッツが提供しているイベント受付管理システムです。

特徴

  • 定額で無制限使い放題なので、イベントの数や規模に関わらず、安定した利用が可能です。
  • イベントの告知、受付、運営、分析まで、ひと通りの機能を網羅しています。
  • 大規模イベントに対応できる機能が充実しています。

料金

  • 初期費用: 100,000円
  • 月額料金: 50,000円〜（データベースのレコード数に応じた従量課金制）

SPIRAL®の強み

  • 定額制なので、コストが安定している
  • 多機能で、あらゆるイベントに対応可能
  • 大規模イベントにも対応できる

SPIRAL®がおすすめな企業

  • コストを安定させたい企業
  • イベントの規模や回数が多く、様々な機能が必要な企業
  • 大規模イベントに対応できるシステムを探している企業

4. イベント管理の流れとポイント

イベント受付管理システムを導入する際は、イベント管理全体の効率化を図ることを意識しましょう。

ここでは、イベント管理をスムーズに行うための、基本的な流れとポイントを紹介します。

1. 事前準備

イベント開催に向けて、以下の準備をしっかり行いましょう。

  • イベントの目的・目標設定: イベントを通して、どのような成果をあげたいのかを明確にしましょう。
  • イベントテーマ・内容の決定: ターゲットとなる参加者にとって魅力的なテーマや内容を企画しましょう。
  • 開催日時・場所の決定: イベントの規模や内容に合わせて、適切な日時と場所を選びましょう。
  • Webサイト・参加フォームの作成: イベント情報を掲載し、参加申込を受け付けるためのページを作成します。
  • 集客方法の検討: ターゲット層に合わせた効果的な集客方法を検討しましょう。
  • 参加者情報の管理: イベント受付管理システムを活用して、参加者情報を一元管理します。
  • 協賛企業・講師の管理: 必要な場合は、協賛企業や講師との契約、連絡などを適切に行いましょう。

2. 当日運営

イベント当日は、以下のポイントを意識してスムーズな運営を行いましょう。

  • 受付の効率化: イベント受付管理システムを活用し、QRコード受付や参加者リストの確認をスムーズに行いましょう。
  • イベント進行管理: イベントのスケジュール、司会進行、コンテンツ内容などを確認し、スムーズにイベントが進められるように準備しましょう。
  • 参加者対応: 参加者からの質問などに、迅速かつ丁寧に対応しましょう。
  • トラブルへの対応: 万が一、トラブルが発生した場合でも、冷静に対応し、迅速に解決策を講じましょう。

3. イベント後

イベント終了後は、以下の作業を行い、次回のイベントに活かしましょう。

  • 参加者データの整理・分析: イベント受付管理システムのデータ分析機能を活用し、参加者属性、アンケート結果などを分析しましょう。
  • 実施報告書の作成: イベントの結果や反省点をまとめ、今後のイベントに役立てましょう。
  • 参加者へのフォロー: お礼メールやアンケート送信などを行い、参加者との良好な関係を築きましょう。
  • 次回イベントの企画: イベントの改善点や、新たな企画などを検討しましょう。

5. 自社に合ったイベント管理システムを活用して、業務の効率化を図ろう！

イベント受付管理システムの導入は、イベント運営を効率化し、参加者とのコミュニケーションを強化する効果的な手段です。

この記事で紹介したシステムを参考に、自社のニーズに合ったイベント受付管理システムを選定し、イベント運営をスムーズに進めていきましょう。

イベント受付管理システム導入によって、イベント運営が劇的に進化し、より成功に近づきます。ぜひ、導入を検討してみてください！