勤怠管理を効率化するクラウドシステム導入のメリットと選び方

勤怠管理を劇的に効率化する！クラウド勤怠管理システム導入のメリットと選び方

導入を検討している企業のあなたへ。 従業員の働き方が多様化する現代において、従来のタイムカードや紙ベースの勤怠管理は、もはや限界を迎えています。膨大な時間と労力を要する勤怠管理業務を効率化し、従業員の働き方改革を実現するために、クラウド勤怠管理システムの導入が注目されています。

この記事では、クラウド勤怠管理システム導入のメリットや、システム選びのポイント、そしておすすめのサービスをご紹介します。

1. クラウド勤怠管理システムとは？

クラウド勤怠管理システムとは、インターネットを通じて利用する勤怠管理システムのことです。従来のオンプレミス型システムと比べて、導入が容易で、低コストで運用できることが大きな特徴です。

1.1. クラウド勤怠管理システムのメリット

クラウド勤怠管理システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

• 業務効率化： 従業員は場所を選ばずにスマートフォンやパソコンから打刻や申請ができるようになり、管理者は自動集計機能により、これまで手作業で行っていた集計業務から解放されます。
• コスト削減： サーバーやソフトウェアの購入費用、保守費用などが不要となり、初期費用を抑えられます。また、従業員数に応じて料金が発生する従量課金制を採用しているサービスも多く、無駄な費用を抑えられます。
• セキュリティ強化： クラウドサービス事業者による高度なセキュリティ対策により、データ漏洩のリスクを軽減できます。
• 法令遵守： 働き方改革関連法などの法改正にも迅速に対応できます。
• 柔軟性： テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方に対応しやすいです。

1.2. クラウド勤怠管理システムが向いている企業

クラウド勤怠管理システムは、次のような企業に適しています。

• 中小企業： 導入コストを抑えたい、従業員数が少ない、IT担当者が少ない。
• 成長中の企業： 従業員数が増加する見込みがあり、柔軟に対応できるシステムが必要。
• 多様な働き方を取り入れている企業： テレワークやフレックスタイム制など、場所や時間に縛られない働き方を導入している。

2. クラウド勤怠管理システム導入のメリット

クラウド勤怠管理システムを導入するメリットは、大きく４つに分類できます。

2.1. 勤怠管理業務の効率化

従来のタイムカードや紙ベースの勤怠管理では、打刻や申請、集計など、多くの業務を手作業で行う必要がありました。

クラウド勤怠管理システムを導入することで、これらの作業を自動化し、大幅な時間短縮を実現できます。

• 打刻の簡素化： 従業員はスマートフォンやパソコンから、場所を選ばずに打刻を行うことができます。外出先や自宅からの打刻も容易になり、打刻忘れや不正打刻のリスクを減らすことができます。
• 申請・承認の効率化： 休暇や残業などの申請・承認も、システム上で行うことができるため、紙ベースでのやり取りが不要になります。承認待ち時間の短縮や承認漏れ防止にも役立ちます。
• 自動集計・計算： 勤怠データは自動的に集計され、残業時間や有休取得状況などをリアルタイムで確認できます。複雑な計算もシステムが行うため、人為的なミスを減らし、管理者の負担を軽減できます。
• データの共有・可視化： 勤怠データは、いつでもどこからでもアクセスできるため、管理者は従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できます。データ分析により、従業員の働き方や業務効率の改善に役立てることができます。

例えば、従業員50人、担当者1名で、勤怠管理業務に1か月あたり約40時間費やしていた企業の場合、クラウド勤怠管理システム導入によって業務時間を9割削減できたという事例があります。

2.2. 労務リスクの低減

クラウド勤怠管理システムは、労働時間管理の正確性を高めることで、労務リスクの低減にも効果を発揮します。

• 残業時間の管理： 残業時間の上限規制や勤務間インターバルなど、働き方改革関連法の施行により、労働時間の管理はますます重要になっています。クラウド勤怠管理システムは、残業時間の超過や勤務間インターバルの不足を検知し、アラートを発することで、法令違反を防ぎます。
• 有給休暇の管理： 従業員が有給休暇を取得しやすい環境を作ることは、従業員のモチベーション向上や定着率向上に繋がります。クラウド勤怠管理システムは、有給休暇の取得状況を自動的に管理し、取得を促すアラートを発することで、有給休暇取得率の向上に貢献します。
• 不正打刻の防止： 位置情報や顔認証などの機能を活用することで、不正打刻を防止することができます。これにより、正確な労働時間管理を実現し、労務トラブルを防ぎます。

このように、クラウド勤怠管理システムは、労働時間管理の正確性と透明性を高めることで、労務リスクを最小限に抑えることができます。

2.3. 従業員の満足度向上

クラウド勤怠管理システムは、従業員にとって使いやすい機能を備えているため、従業員の満足度向上にも繋がります。

• 時間管理の意識向上： 従業員は自分の労働時間を把握しやすくなり、時間管理の意識が高まります。これにより、業務の効率化やワークライフバランスの改善に繋がります。
• ストレス軽減： 手作業による勤怠管理から解放されることで、従業員のストレス軽減に繋がります。
• コミュニケーションの円滑化： システムを通じて、従業員と管理者間のコミュニケーションが円滑になります。申請・承認のスピードアップや、リアルタイムな情報共有により、業務の進捗状況を把握しやすくなります。

従業員の満足度向上は、企業の競争力強化にも繋がるため、クラウド勤怠管理システム導入は、従業員のエンゲージメントを高めるための有効な手段となります。

2.4. コンプライアンス遵守

クラウド勤怠管理システムは、労働時間管理の正確性と透明性を高めることで、法令遵守にも役立ちます。

• 時間外労働時間の管理： 働き方改革関連法では、時間外労働時間の管理が厳格化されました。クラウド勤怠管理システムは、時間外労働時間の超過を自動で検知し、アラートを発することで、法令違反を防ぎます。
• 年次有給休暇の管理： 年次有給休暇取得の義務化など、労働時間管理に関する法改正に対応しています。有給休暇取得状況を自動で管理し、取得を促すアラートを発することで、法令違反を防ぎます。
• 勤務間インターバルの管理： 勤務間インターバルの確保義務など、最新の法改正にも対応しています。勤務間インターバルの不足を検知し、アラートを発することで、法令違反を防ぎます。

クラウド勤怠管理システムは、最新の法令に対応することで、企業が法令遵守を維持し、安心して事業を運営できる環境を提供します。

3. クラウド勤怠管理システムを選ぶポイント

クラウド勤怠管理システムは、機能、価格、セキュリティなど、様々な要素で比較検討する必要があります。

自社のニーズに合ったシステムを選ぶために、以下のポイントを参考にしましょう。

3.1. 必要な機能

まずは、自社で必要な機能を洗い出しましょう。

• 打刻方法： PC、スマートフォン、タブレット、ICカード、指紋認証、顔認証など、自社の従業員に適した打刻方法に対応しているか確認しましょう。
• 申請・承認機能： 休暇や残業などの申請・承認をスムーズに行うために、ワークフロー機能などが必要かどうか検討しましょう。
• 自動集計・計算機能： 労働時間や残業時間、有休取得状況などを自動で集計・計算できる機能は必須です。
• レポート機能： 勤怠状況を分析するために、グラフや表で可視化できるレポート機能があると便利です。
• 給与計算システムとの連携： 給与計算ソフトとの連携が可能なシステムを選ぶことで、データの二重入力や転記作業を削減できます。
• 法令遵守機能： 働き方改革関連法などの最新法令に対応しているか確認しましょう。
• セキュリティ機能： データ漏洩防止のために、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選びましょう。

3.2. 料金

クラウド勤怠管理システムは、無料プラン、従量課金制、定額制など、様々な料金体系があります。

• 無料プラン： 従業員数や機能に制限がある場合がありますが、初期費用を抑えたい企業におすすめです。
• 従量課金制： 従業員数や利用した機能に応じて料金が発生します。従業員数の変動が大きい企業におすすめです。
• 定額制： 従業員数にかかわらず、一定の料金で利用できます。従業員数が多い企業や、安定した料金で運用したい企業におすすめです。

料金体系は、サービスによって異なるため、複数のサービスを比較して、自社にとって最適なものを選びましょう。

3.3. セキュリティ

クラウド勤怠管理システムは、従業員の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が重要です。

• データの暗号化： 勤怠データは、第三者に閲覧されないよう、暗号化されている必要があります。
• アクセス制限： 権限のないユーザーがアクセスできないよう、アクセス制限が設定されている必要があります。
• バックアップ： データが消失した場合でも、復旧できるように、定期的なバックアップが行われている必要があります。

セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことで、従業員の個人情報を安全に保護できます。

3.4. サポート

導入後も安心して利用できるように、サポート体制が充実しているシステムを選びましょう。

• 導入サポート： 初期設定や操作方法に関するサポートを提供しているか確認しましょう。
• 運用サポート： 利用中に発生したトラブルへの対応、質問への回答など、運用に関するサポートを提供しているか確認しましょう。
• 情報提供： 法改正などの最新情報提供、セミナーや資料提供など、情報提供を行っているか確認しましょう。

サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、スムーズな導入と運用が可能になります。

4. おすすめのクラウド勤怠管理システム

ここでは、様々なクラウド勤怠管理システムの中から、特におすすめのサービスをいくつかご紹介します。

4.1. 奉行Edge 勤怠管理クラウド（OBC）

奉行シリーズで知られるOBCが提供するクラウド勤怠管理システムです。給与奉行との連携がスムーズに行えるため、すでに奉行シリーズを利用している企業に最適です。

• 特徴：
  • 奉行シリーズとの連携性が高い
  • 36協定などの法令遵守機能が充実
  • 従業員数に応じた柔軟な料金プラン
  • 電話、WEB、FAXなど、多様なサポート方法
  • 30日間無料トライアルあり
• 料金： 従業員1名あたり月額390円～、初期費用無料

奉行Edge 勤怠管理クラウドの詳細はこちら： https://www.obc.co.jp/bugyo-edge/attend

4.2. マネーフォワード クラウド勤怠（マネーフォワード）

会計ソフトで有名なマネーフォワードが提供するクラウド勤怠管理システムです。会計ソフトや給与計算ソフトとの連携がスムーズに行えるため、バックオフィス業務全体の効率化を図りたい企業におすすめです。

• 特徴：
  • 会計ソフトや給与計算ソフトとの連携性が高い
  • 働き方改革関連法に対応した機能が充実
  • シンプルな操作性
  • 豊富なアラート機能
  • 1か月無料トライアルあり
• 料金： 月額2,980円（3名まで）、それ以上は月額4,980円（5名まで）+300円/名

マネーフォワード クラウド勤怠の詳細はこちら： https://biz.moneyforward.com/attendance/

4.3. ジョブカン勤怠管理（DONUTS）

シリーズ累計20万社以上という圧倒的な導入実績を持つクラウド勤怠管理システムです。シンプルで使いやすい操作性と、豊富な機能が魅力です。

• 特徴：
  • 導入しやすいシンプル操作
  • ICカード、指静脈認証など、多彩な打刻方法に対応
  • 出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理など、必要な機能を組み合わせることが可能
  • 10名までは無料
  • 30日間無料トライアルあり
• 料金： 月額220円/名～、初期費用無料

ジョブカン勤怠管理の詳細はこちら： https://jobcan.ne.jp/

4.4. HRMOS勤怠（旧IEYASU）（IEYASU）

30名以下であれば無料で利用できるクラウド勤怠管理システムです。低価格で、豊富な機能が魅力です。

• 特徴：
  • 30名以下は無料
  • 多彩な打刻方法に対応（PC、スマホ、タブレット、ICカード、Slack、LINE、LINE WORKS）
  • 勤怠管理レポート、工数管理、Web給与明細など、充実した機能
  • 1か月無料トライアルあり
• 料金： 月額100円/名～、初期費用無料

HRMOS勤怠の詳細はこちら： https://hrmos.co/kintai/

5. まとめ

この記事では、クラウド勤怠管理システム導入のメリットや、システム選びのポイント、おすすめのサービスをご紹介しました。

クラウド勤怠管理システムは、従業員の働き方改革や業務効率化、労務リスクの低減、コンプライアンス遵守に大きく貢献します。

導入を検討している企業は、自社のニーズや状況に合わせて、最適なシステムを選び、導入を進めていきましょう。

ぜひ、この記事を参考に、自社に最適なクラウド勤怠管理システムを見つけてください。