スキル管理システム導入ガイド：5つのメリットと選び方のポイント

社員のスキルを効果的に管理し、組織全体の成長に繋げたいと考えている経営者や人事担当者の方も多いのではないでしょうか？従来は、Excelシートや紙ベースで管理していたスキルデータですが、従業員数が増えるにつれて管理が煩雑になり、データの更新や共有にも多くの時間と労力を必要としてきました。しかし、スキル管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、人材育成や配置の効率化、組織全体の生産性向上を実現できます。

本記事では、スキル管理システム導入を検討されている企業に向けて、そのメリットや選び方のポイント、おすすめシステムについて詳しく解説します。

目次

  1. スキル管理システムとは？
    • スキル管理システムの主な機能
    • スキル管理システムのタイプ
  2. スキル管理システム導入のメリット
    • スキル管理業務の効率化
    • アサインや人材配置の最適化
    • 人材情報の活用機会の増加
    • 従業員の育成の促進
    • 監査対応の効率化
  3. スキル管理システムの選び方のポイント
    • 導入目的を明確にする
    • システム形態（クラウド型・オンプレミス型）
    • 機能
    • 使いやすさ
    • 導入実績
    • セキュリティ対策
    • サポート体制
  4. おすすめのスキル管理システム
    • タレントマネジメントシステム型
    • スキル管理特化型
    • 業界・業種特化型
  5. まとめ

1. スキル管理システムとは？

スキル管理システムとは、従業員の資格や技術、能力といったスキルを可視化し、社内全体で共有できるようにするシステムです。

スキル管理システムの主な機能

スキル管理システムは、以下のような機能を備えています。

  • プロフィールの登録・管理: 保有資格、能力、得意分野などを登録・管理します。
  • スキル検索: 登録されたプロフィールから、特定の資格やスキルを持つ従業員を検索します。
  • スキルの可視化・共有: チーム編成や人材配置の最適化に役立ちます。
  • コミュニケーション促進: プロジェクト参加者の管理や、コミュニケーションを促進します。
  • 人事評価: 評価項目の設定、1on1ミーティング、コンピテンシー評価など、人事評価をサポートします。
  • モチベーション促進: サンクスポイントの付与など、従業員のモチベーション向上を支援します。
  • eラーニング連携: 人材育成を支援します。

スキル管理システムのタイプ

スキル管理システムは、大きく3つのタイプに分類できます。

  • タレントマネジメントシステム型: 広範な人材情報を管理・共有するタレントマネジメントシステムにスキル管理機能が搭載されているタイプです。人材育成、配置検討、人事評価など、人材管理・活用に関わることを広く取り込みたい企業におすすめです。
  • スキル管理特化型: シンプルな機能でスキル管理に特化したタイプです。低コストで使いやすく、社内のコラボレーション促進やプロジェクトチーム構築などに適しています。
  • 業界・業種特化型: 特定の業界・業種に向いているタイプです。製造業、IT業界など、独自ルールが強い業界・業種で使いたい企業におすすめです。

2. スキル管理システム導入のメリット

スキル管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

スキル管理業務の効率化

  • 従業員数の増加に伴い、Excelやスプレッドシートでの管理が煩雑になりがちです。
  • アンケートシートの共有、回収、更新作業に多くの時間と労力を費やしていました。
  • 資格やスキルの表記が統一されていないため、検索・集約時に漏れが発生する可能性がありました。

スキル管理システムを導入すれば、これらの課題を解決できます。

アサインや人材配置の最適化

  • 必要なスキルを持つ従業員を迅速に見つけ出し、プロジェクトチームを編成できます。
  • 組織内のバランスを考慮した上で、人材配置を最適化できます。
  • 複数の検索軸による人材データソートで、必要な対象者をリストアップできます。

人材情報の活用機会の増加

  • 機密性の問題から、人材情報は公開範囲が限定されていました。
  • 部署長やマネージャーなど、必要な情報にアクセスできない人がいました。
  • Excelファイルの共有が煩雑で、セキュリティ面での不安がありました。

スキル管理システムなら、閲覧範囲を柔軟に設定することで、必要な情報にスムーズかつ安全に共有できます。

従業員の育成の促進

  • 従業員の能力・スキル情報を一元管理することで、人材育成・研修計画に活用できます。
  • 上司・部下間の面談でスキル情報を見ながら話し合えます。
  • eラーニングと連携して、学習を促進できます。

監査対応の効率化

  • ISO9001などの規格に対応した上で、スキルマップの管理ができます。
  • スキルと教育を自動で紐付けて、教育訓練記録の作成や更新を自動化できます。

3. スキル管理システムの選び方のポイント

スキル管理システムを導入する際には、以下のポイントを参考に、自社に適したシステムを選定しましょう。

導入目的を明確にする

  • スキル管理の記録・把握のみならず、人材育成や配置検討、人事評価業務の効率化など、幅広い業務に活用したいのか？
  • シンプルにスキル管理を行いたいのか？
  • 特定の業界・業種に特化したシステムを求めているのか？

システム形態（クラウド型・オンプレミス型）

  • クラウド型: 導入が簡単で、システムの改善速度が速い、保守・サポートが充実している、他社との連携がしやすいなどのメリットがあります。
  • オンプレミス型: 自社サーバーにシステムを設置するため、セキュリティ対策を強化できます。

機能

  • 導入目的や課題に対して、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
  • 特定の業界・業種に対応した機能があるか、確認しましょう。

使いやすさ

  • 実際に利用する人がストレスなく使える設計か、確認しましょう。
  • 操作が複雑でないか、研修やサポート体制が充実しているか、モバイルデバイスからのアクセスが可能かなどを確認しましょう。

導入実績

  • 自社と規模や業種が近い企業の導入実績があるか、確認しましょう。

セキュリティ対策

  • データの暗号化、アクセス管理、第三者による脆弱性診断など、セキュリティ対策が十分に施されているか、確認しましょう。

サポート体制

  • 導入前後のサポート体制が充実しているか、確認しましょう。
  • サポート担当者が、システムへの理解とスキル管理領域への知見を持っているか、確認しましょう。

4. おすすめのスキル管理システム

以下では、タイプ別におすすめのスキル管理システムをご紹介します。

タレントマネジメントシステム型

  • カオナビ: 社員の個性・才能を発掘し、戦略的人事を実現するタレントマネジメントシステム。利用企業数約3,600社。
  • HRBrain: 人材データの管理・分析・活用を通して、戦略的な人事の意思決定を支えるクラウドサービス。
  • HRMOSタレントマネジメント: ハイクラス転職サイト「ビズリーチ」の運営元が手がけるタレントマネジメントシステム。
  • タレントパレット: マーケティング思考を取り入れることで科学的人事戦略を実現する、大手・中堅企業向けのタレントマネジメントシステム。
  • One人事: 人材情報を一元管理・見える化することで、適切な人材配置、目標管理、従業員の育成といった人材戦略に活用できるクラウド人事システム。

スキル管理特化型

  • Proflly: 多彩なプロフィール項目が記載された従業員情報を共有することで、社内のコミュニケーションを促進するクラウドサービス。
  • ourly profile: 組織内のあらゆる分断を解消する、社内コラボレーション創出ツール。

業界・業種特化型

  • Skillnote: 製造業を中心に150社以上の企業で導入されているスキルマネジメントシステム。航空事業から医薬まで多数の導入実績によるスキル管理ノウハウを提供。
  • fapi: エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサイン検討・管理に特化した、クラウド型の管理支援ツール。

5. まとめ

スキル管理システムは、従業員のスキルデータを効率的に管理し、人材育成や配置の最適化、組織全体の生産性向上に役立ちます。

本記事を参考に、自社のニーズに合ったシステムを選定し、導入することで、組織の成長を促進しましょう。