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名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデータ化し、社内で一元管理・情報共有するシステムです。 名刺をデータ化することで、検索で簡単にデータを呼び出したり、紙の名刺の管理スペースを節約したりできます。 また、法人の場合は、名刺情報の社内共有が容易になり、マーケティングや営業活動に活用することもできます。
名刺管理ソフトのメリット
名刺管理ソフトを導入すると、次のようなメリットがあります。
- 名刺の整理と検索が容易になる
- 連絡先情報の更新が簡単
- 重複した名刺の削除が簡単
- 顧客や取引先との関係を管理できる
- 名刺のデータを活用して営業活動に役立てることができる
名刺の整理と検索が容易になる
名刺管理ソフトでは、名刺をスキャンしたり手入力したりして情報を登録しておくと、名前、会社名、役職などの項目で検索できます。大量の名刺を紙で保管していると必要な名刺を探すのは大変ですが、名刺管理ソフトを使えばすぐに検索できます。
連絡先情報の更新が簡単
名刺管理ソフトでは、連絡先情報が変更された場合に簡単に更新できます。紙の名刺では、連絡先情報が変更されると新しい名刺を作り直す必要がありますが、名刺管理ソフトではデータを更新するだけです。
重複した名刺の削除が簡単
名刺管理ソフトでは、重複した名刺を簡単に削除できます。紙の名刺では、重複した名刺を見つけるのは大変ですが、名刺管理ソフトでは検索機能を使ってすぐに重複した名刺を見つけて削除できます。
顧客や取引先との関係を管理できる
名刺管理ソフトには、顧客や取引先との関係を管理する機能があるものもあります。例えば、いつ会ったのか、どんな話をしたのか、次回の予定などを記録しておけます。これにより、顧客や取引先との関係をより効果的に管理できます。
名刺のデータを活用して営業活動に役立てることができる
名刺管理ソフトには、名刺のデータを活用して営業活動に役立てることができる機能があるものもあります。例えば、業種や地域別に名刺を分類したり、名刺に記載されているキーワードを検索したりできます。これにより、営業活動のターゲットを絞ったり、営業トークのヒントを得たりできます。
名刺管理ソフトの機能
名刺情報のデータ化:
名刺をスキャンまたは撮影するだけで、氏名、会社名、役職、連絡先などの情報を自動でテキストデータに変換し、データベースに保存します。手入力の手間を省き、大量の名刺も効率的に管理できます。
連絡先の統合・重複排除:
複数の名刺に記載された同一人物の情報を自動的に統合し、重複データを排除します。常に最新の情報に更新され、連絡先を整理できます。
検索・絞り込み機能:
キーワードや会社名、役職などで名刺情報を検索できます。また、業種や地域などの条件で絞り込むことも可能です。必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
メモ・タグ付け機能:
名刺ごとにメモを追加したり、タグを付けて分類したりできます。商談内容や人脈情報を記録し、名刺管理ソフトをCRMツールとしても活用できます。
外部サービスとの連携:
OutlookやGoogleコンタクトなどのアドレス帳や、SalesforceなどのCRMツールと連携できるものもあります。情報を一元管理し、業務効率を向上させることができます。
名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトを選ぶ際には、次のポイントを検討しましょう。
必要な機能
名刺をスキャンする機能、検索機能、重複削除機能、顧客管理機能など、必要な機能を検討しましょう。
操作性
使いやすいインターフェースで、直感的に操作できるものを選びましょう。
セキュリティ
名刺に記載されている個人情報が漏洩しないよう、セキュリティ対策が施されているものを選びましょう。
コスト
導入コストやランニングコストを検討しましょう。
おすすめの名刺管理ソフト
- Sansan（Sansan株式会社）
- トーニチ・ネクスタ・メイシ（東日印刷株式会社）
- アルテマブルー（キヤノンエスキースシステム株式会社）
- CAMCARD BUSINESS（Intsig Information Corporation）
- PHONE APPLI PEOPLE（NTTコミュニケーションズ株式会社）
- ホットプロファイル（株式会社ハンモック）
- GRIDY 名刺CRM（ブルーテック株式会社）
- 名刺de商売繁盛（ヤマトシステム開発株式会社）
- メイシー（株式会社もぐら）
- 名刺バンク2（株式会社アイネット）
- Eight（Sansan株式会社）
- CAMCARD（Intsig Information Corporation）
- Wantedly People（ウォンテッドリー株式会社）
- myBridge（LINE株式会社）
