経費精算システムとは？
経費精算システムとは、経費の申請、承認、支払いを効率化するシステムのことです。OCR入力、ICカード読み取り、クレジットカード連携により経費申請の工数を削減したり、不正や不備を防いだりします。また、会計ソフト連携やFBデータ作成機能で、経理担当者の作業も楽にします。
経費精算システムを導入するメリット
- 申請者のメリット： 申請時間の短縮
- 承認者のメリット：承認プロセスや手続きがスムーズに
- 経営者のメリット：コスト削減と生産性向上
- 経営者のメリット：不正防止
- 経理担当者のメリット：工数の削減
申請者のメリット： 申請時間の短縮
クラウド経理精算システムなら、出先でもスマートフォンでレシートや領収書を撮影することで経費申請が可能です。SuicaやPASMOといった交通系ICカード、法人向けクレジットカード、銀行APIからデータを取り込めるシステムもあり、申請時間を短縮できます。
承認者のメリット：承認プロセスや手続きがスムーズに
経費精算システムは不正や不備の防止に役立ちます。地図アプリやICカードと連動して正確な交通費データを取得できるので、虚偽申請の防止が可能です。 たとえば交通費精算では、SuicaのようなICカードと連携すれば利用履歴を自動取得でき、申請者は手入力する手間が不要になります。経理担当者は申請金額が正しいか照合する作業が不要になります。
経理担当者のメリット：工数の削減
経費精算システムを導入すると、経費や交通費を自動で計算できるため、経費精算にかかる工数を削減できることもメリットです。 紙で申請を行う場合は、一枚ずつ申請書を確認しながら仕訳をするため手間がかかります。さらに申請者が金額を間違って申請していたり、領収書やレシートが添付されていなかったりするケースもあるため、確認作業にも手間や時間をさくことになります。
経費精算システムを利用すれば、交通費は自動で計算、仕訳されるため、作業工数を大幅に削減可能です。
経費精算システムの導入デメリット
一方、経費精算システム導入のデメリットになりうる注意点としては、次のような項目があげられます。
- セキュリティのリスク
- コストがかかる
- 社内規定やワークフローの変更が必要
- 料金プランが複雑なことも
セキュリティのリスク
経費精算システムで電子化された経費データは、セキュリティのリスクを伴います。とはいえ、紙であっても不正や不備は起こりうるので一長一短だと考えられます。 経費精算システムを選ぶ際には、プライバシーマークや暗号化通信を導入しているかをチェックするとよいでしょう。
コストがかかる
経費精算システムの導入には、初期費用や利用料金といったコストがかかります。 そのため、導入によってコストに見合うだけの費用対効果が得られるのかを、試算しておくのがよいでしょう。 経費精算システムによって機能や費用はさまざまです。 どのような業務を効率化して、どのような効果を得たいのかを明確にしたうえで、システムを検討する必要があります。 また、経費精算システムを従業員に使いこなしてもらうためには、使い方の説明に工数をさかなければなりません。 一般的には、100人規模の企業なら1か月で導入から運用までスムーズに進められますが、1,000人を超える大企業だとオペレーションの変更・検証や周知に時間がかかり、運用までに半年ほどかかります。
新しく経費精算システムを導入する際は、導入から運用までどの程度時間と工数がかかるか、よくシミュレーションしておきましょう。
料金プランが複雑なことも
経費精算システムの料金体系は、初期費用、システム利用料（固定費）、月額利用料（アカウント数課金）の組み合わせが基本です。 クラウド経費精算システムの場合は、初期費用無料のサービスが多く、月額利用料は1人あたり300円程度からと手頃です。
カスタマイズ性が高いオンプレミス型システムの場合は、初期費用が有料でかつ価格も高い傾向にあります。
経費精算システムを導入する効果
経費精算システムの利用には多くのメリットがあり、導入によって次のような効果が得られます。
バックオフィス業務のDX
例えばOCR(光学文字認識)機能を利用すると、レシートや領収書をスキャンするだけで、日付や金額などの情報を自動的に読み取り、入力の手間を省きます。
業務の効率化
ワークフロー機能では申請から承認までの流れをシステム上で自動化し、承認の遅れや申請書の紛失を防ぎます。
テレワークの促進
中小企業のなかには領収書、請求書を紙ベースで経費精算を行っているケースもあるでしょう。 しかし、紙で管理をする方法は、経理部門で管理する書類が膨大な量になりがちです。 経理精算システムを使用すれば、すべてデータ化して一元管理できるようになり、バックオフィス業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を図れます。
見つけたい書類がある場合も、検索機能を使って簡単に探し出せるでしょう。 経理担当者だけではなく、営業担当者のような経費を申請する従業員にとっても、経費精算システムの利用にはメリットがあります。
経費精算システムの導入で、領収書をスマートフォンで撮影するだけでデータ登録ができるようになるため、経費の申請や精算にかかる作業負担が軽減します。領収書の紛失、申請の遅延や漏れの防止にもなるでしょう。申請作業もスマートフォンやパソコンからシステム上で行えるので、テレワークの促進につながる効果もあります。
経費精算システムの機能
OCR入力
OCR入力は、領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影し、画像から文字を抽出して経費申請に使う機能です。
スマートフォンにて撮影した領収書およびレシートを添付し、抽出されたテキストを調整するだけで申請が完了します。読み取る精度はシステムによって異なるので、一度トライアルすることをおすすめします。
オペレーター入力代行
オペレーター入力代行は、領収書やレシートをカメラにて撮影し画像をもとに人間が申請内容を入力してくれる機能です。 OCR入力より精度が高い反面、オプションとされるケースが多くコストはかかります。OCR入力とあわせて入力精度を向上させる使い方がおすすめです。
外貨レートの換算
海外の通貨を日本円やほかの通貨に変換する機能です。ドルやユーロといった外貨で支払った経費の精算で、日本円に変換する必要があるときに工数を削減します。換算レートが人によってばらつくリスクも低減します。
軽減税率対応
2019年から実施されている消費税の軽減税率に対応する機能です。具体的には経費申請時に、軽減税率の8％と標準税率10％のいずれかを選べたり、データをまとめる際に分けて集計してくれたりします。
電子帳簿保存法対応
帳票や証憑書類のすべてまたは一部を電子化するための要件を満たす経費精算システムの機能です。 システムによって、電子交付されたデータのみを受け付ける、スマートフォンで撮影したデータを取り込むといった対応に差があります。
短いスパンで要件が変わる項目でもあるため、最新の要件に合致しているかをチェックしましょう。
おすすめの経費精算システム
- 楽楽精算（株式会社ラクス）
- Concur Expense（株式会社コンカー）
- ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）
- J’sNAVI NEO（株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）
- マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
- Spendiaクイック導入版（TIS株式会社）
- BIZUTTO経費（アルプス システム インテグレーション株式会社）
- バクラク経費精算（株式会社LayerX）
- NI Collabo 360（株式会社NIコンサルティング）
- 経費BANK（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- ジンジャー経費（jinjer株式会社）
- Concur Expense Standard（株式会社コンカー）
- TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
- SmartGo Staple（NTTコミュニケーションズ株式会社）
- ビズトラ（株式会社AIトラベル）
- Spendia（TIS株式会社）
- WiMS/SaaS経費精算システム（株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー）
- チムスピ経費（株式会社チームスピリット）
- MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼（パナソニック ネットソリューションズ株式会社）
- HRMOS経費（イージーソフト株式会社）
- ECOAS 経費・旅費精算（アルプス システム インテグレーション株式会社）
