車両管理で事故防止とコスト削減を実現する方法

2024年9月23日

1 車両管理を徹底的に！事故防止とコスト削減を実現する車両管理のすべて
2 1. 車両管理とは？なぜ必要なのか
3 2. 必ず実施すべき3つのこと
4 3. 社用車管理の主な業務内容
5 4. 社用車管理で抱えがちな4つの課題
6 5. 課題解決と効率化を叶える「車両管理システム」
7 6. まとめ

車両管理を徹底的に！事故防止とコスト削減を実現する車両管理のすべて

社用車を所有する企業にとって、車両管理は欠かせない業務です。しかし、「何をどう管理すればいいのかわからない」「面倒で、なかなか手をつけられない」といった悩みをお持ちの方も少なくないのではないでしょうか？

近年、社用車に関連する法律が改正され、安全運転管理者の選任やアルコールチェックの実施など、より厳格な管理が求められています。適切な車両管理を行わないことで、企業は大きなリスクを負う可能性も。

本記事では、車両管理の重要性や目的、具体的な業務内容に加え、効率的な運用方法や導入すべきシステムまで、わかりやすく解説していきます。

社用車管理について、以下の疑問をお持ちではありませんか？

車両管理はなぜ必要なのか？
車両管理で何をすればいいのか？
効率的に車両管理をする方法はあるのか？
車両管理システムの導入を検討しているが、どんなシステムがあるのか？
車両管理システムの導入は本当に効果があるのか？

この記事を読めば、これらの疑問が解消され、社用車管理の全体像が理解できるはずです。

1. 車両管理とは？なぜ必要なのか

車両管理とは、企業が保有する車両（社用車、リース車、従業員のマイカーなど）を適切に管理する業務の総称です。

なぜ車両管理が必要なのでしょうか？

車両管理を行う目的は主に以下の3つです。

交通事故防止のため
- 車両の異常や部品の消耗を早期発見し、車両トラブルによる交通事故を未然に防ぐことが重要です。
- 車両の点検・整備はもちろん、従業員への安全運転教育など、事故防止に向けた取り組みが不可欠です。
資産およびコスト管理のため
- 企業の資産である社用車を適切に管理することで、車両の価値を維持し、無駄なコスト発生を防ぐことができます。
- ガソリン代、車検代、点検・整備費、保険料など、車両にかかるコストを適切に管理することで、コスト削減につながります。
法的責任を果たすため
- 車両管理には、法律で定められた義務も存在します。
- 車両の点検・整備や、従業員への安全運転教育などは、法令遵守のために行わなければなりません。
- 業務中に従業員が交通事故を起こしてしまった場合、会社側も責任を負う可能性があり、リスクを回避するために、社用車の適切な管理が重要になります。

車両管理を怠ると、企業は次のようなリスクを負う可能性があります。

社会的信用失墜: 社用車による事故は、企業のイメージダウンに繋がり、顧客からの信頼を失う可能性があります。
経済的損失: 事故による賠償金、車両の修理費用、保険料の値上げなど、多額の費用が発生する可能性があります。
業務の中断: 事故発生によって車両が使用できなくなり、業務が中断してしまう可能性があります。
法的責任: 従業員が業務中に交通事故を起こした場合、使用者責任として会社も責任を問われる可能性があります。

2. 必ず実施すべき3つのこと

社用車管理を始めるにあたって、以下の3つのことを必ず行いましょう。

安全運転管理者の選任
- 一定台数以上の車両を保有する企業は、道路交通法により安全運転管理者の選任が義務付けられています。
- 安全運転管理者は、従業員に対する安全運転教育や、運転状況の確認、アルコールチェックなどの管理を行います。
- 選任義務の対象となる条件や選任方法、必要な資格要件など、法律で定められている内容をしっかりと確認しましょう。
- 選任後には、15日以内に管轄の警察署を通じて公安委員会に届け出が必要です。
社用車管理規程の制定
- 社用車の運用に関するルールを明確に定め、事故防止、法令遵守、リスク管理を徹底するためのものです。
- 規程には、安全運転管理者の選任、車両管理台帳の作成、運転者台帳の作成、安全運転の確保、車両の点検・整備、保険の付保、社有車の私的使用について、マイカーの業務使用、事故時の対応など、さまざまな項目を盛り込みます。
- 規程は、従業員に周知徹底し、遵守を徹底することが重要です。
- 必要な項目や作成方法、無料のテンプレートなどについては、以下の記事で詳しく解説しています。
  - 関連記事：【テンプレート付き】車両管理規程とは？作成方法と9つのポイントを解説
管理部門と責任者の明確化
- 車両の点検・整備などの管理業務は、総務部や管理部などの部署が行うことが多いです。
- 車両の利用は、実際に社用車を割り当てられた各部署が行います。
- どのような業務をどの部署が担当するのか、そして責任者は誰か、明確に決めておきましょう。
- 各部署が連携して、一元的な管理体制を構築することが大切です。
- 責任者は、車両の運用状況や整備状況などを定期的に確認し、必要に応じて改善策を提案します。

3. 社用車管理の主な業務内容

社用車管理の主な業務は、以下の3つに分けられます。

ドライバーの管理
- 運転者台帳の管理
- 運転免許証の更新期限
- 安全運転教育の実施
- 点呼の実施
- アルコールチェックの実施
車両の管理
- 車両管理台帳の管理
- 自動車保険の加入・更新
- 車検や点検・整備
- 最適な車両台数の把握
記録類の管理
- 運転日報
- 日常点検記録
- アルコールチェック記録

4. 社用車管理で抱えがちな4つの課題

社用車管理は、多くの企業にとって、なかなかスムーズに運用できない課題を抱えていることが多いようです。ここでは、具体的な課題とその解決策について詳しく解説します。

① 免許や車検、保険などの更新漏れがある

従業員の運転免許証や自動車保険の有効期限、車検の実施など、管理が煩雑で抜け漏れが発生しやすい業務です。
特に、管理する従業員の人数や車両の台数が多い場合は、それぞれの期限がバラバラになるため、常に確認を行う必要があります。

② アルコールチェックが大変

2022年4月からの道路交通法改正により、安全運転管理者を選任している事業所では、運転前後のアルコールチェックが義務化されました。
コンプライアンス遵守のためには、アルコールチェックを実施するだけでなく、結果を記録し、アルコールチェッカーの点検・メンテナンスも必要になります。

③ 紙の記録類の管理が大変

運転日報や日常点検記録、アルコールチェック記録など、記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると、膨大な量になり、管理が大変です。

④ 最適な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、どれくらい使用頻度があるのかをリサーチして台数を決めるのが一般的です。しかし、実際には使用頻度が低く、使われていない社用車がある場合や、逆に、必要な時に社用車が足りない場合もあります。

導入前に正確な予測を立てるのは難しいため、適切な台数を導入し、その後は稼働状況を把握して見直しを行う必要があります。

5. 課題解決と効率化を叶える「車両管理システム」

従来の紙やExcelを用いた車両管理では、多くの課題が生じています。それらの課題を解決し、社用車管理をより効率的に行うための方法として、近年注目されているのが「車両管理システム」です。

車両管理システムとは

車両管理システムとは、社用車やリース車などを効率的に管理するためのシステムです。
運転日報や点検記録などの情報をデジタル化し、一元管理することで、業務の効率化やコスト削減、事故防止など、様々なメリットがあります。

車両管理システムの導入は、企業の車両管理を大きく進化させる力となります。

車両管理システムのメリット

車両管理システムを導入するメリットは数多くあります。

管理業務の効率化: 運転日報の作成や車検、点検などのスケジュール管理を自動化することで、管理者の業務負担を大幅に軽減できます。
コスト削減: 適切なメンテナンス、燃費の改善、不要な車両の削減など、コスト削減に貢献します。
事故防止: 車両の異常を早期に発見し、危険運転を検知することで、事故を未然に防ぐことができます。
サービス向上: リアルタイムに車両の位置情報や到着時刻を把握できるため、顧客へのサービス品質向上に役立ちます。
コンプライアンス遵守: アルコールチェックや運転日報の記録、車検などの管理を徹底することで、法令遵守を支援します。

車両管理システムを選ぶポイント

車両管理システムは、様々な機能や料金体系のものが存在するため、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。

システムを選ぶポイントは以下のとおりです。

導入目的: 何を目的として車両管理システムを導入したいのかを明確にしましょう。事故防止、コスト削減、業務効率化など、目的によって必要な機能が異なります。
機能: 必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。運転日報、点検記録、アルコールチェック、動態管理、安全運転支援など、様々な機能があります。
費用: 初期費用や月額費用、追加費用などを考慮しましょう。無料トライアルなどがある場合は、実際に試用して使い勝手を確認することもおすすめです。
デバイス: 車両に設置するデバイスは、OBD-Ⅱポート型、シガーソケット型、アプリ型、ドライブレコーダー型などがあります。自社の車両や導入環境に適したデバイスを選びましょう。
サポート体制: 導入後のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。操作方法が分からなくなった場合やトラブルが発生した場合に、スムーズに対応してもらえることが重要です。