クラウド契約書管理のメリットとおすすめサービス｜業務効率化を実現する方法

クラウド契約書管理で業務効率化！メリット・導入方法・おすすめサービスを紹介

契約書管理、まだExcelでやっていますか？

紙ベースの契約書管理は、保管場所の確保や検索の手間、期限管理のミスなど、多くの課題を抱えています。

そこで注目されているのが、クラウド契約書管理サービスです。

この記事では、クラウド契約書管理のメリットや導入方法、そしておすすめのサービスを詳しく解説します。

「契約書管理の効率化を図りたいけど、どこから手をつければいいか分からない」

「自社に合ったサービスがわからない」

そんな悩みをお持ちの企業担当者様は、ぜひ最後まで読んでみてください。

クラウド契約書管理のメリット

クラウド契約書管理は、従来の紙ベースの契約書管理と比べて、多くのメリットがあります。

1. 業務効率化

• 契約書の検索が簡単になる: クラウド上にデータが保存されているため、キーワード検索で必要な契約書を瞬時に探し出すことができます。
• 契約書の管理が楽になる: 契約締結日、更新期限、契約相手などの情報を自動で入力・管理してくれるサービスもあります。
• 契約書の共有がスムーズになる: 関係者間で契約書を共有しやすく、情報共有がスムーズになります。

2. コスト削減

• 印紙代が不要になる: 電子契約書は印紙税の対象外となるため、印紙代を削減できます。
• 郵送代が不要になる: 契約書のやり取りをメールで行うため、郵送代を削減できます。
• 保管スペースが不要になる: クラウド上にデータが保存されるため、契約書の保管スペースが不要になります。

3. セキュリティ強化

• 情報漏洩のリスクを軽減: アクセス権限を細かく設定できるため、不正アクセスを防ぎ、機密情報を守ることができます。
• データの改ざん防止: タイムスタンプによって、契約書が改ざんされていないことを証明できます。

クラウド契約書管理の導入方法

クラウド契約書管理サービスを導入する際は、以下の手順で進めましょう。

1. 自社の課題を明確にする

• 契約書の管理でどのような課題を抱えているのかを洗い出しましょう。
• 例えば、以下のような課題があるかもしれません。
  • 契約書の検索に時間がかかる
  • 契約書の更新期限を見逃してしまう
  • 契約書の保管場所が不足している
  • 契約書のセキュリティ対策が不足している

2. 必要な機能を洗い出す

• 自社の課題を解決するために、どのような機能が必要かを検討しましょう。
• 例えば、以下の機能が挙げられます。
  • AIによる自動データ化機能
  • 全文検索機能
  • 更新期限通知機能
  • バージョン管理機能
  • アクセス権限設定機能
  • 電子契約機能

3. サービスを比較検討する

• 複数のサービスを比較検討し、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。
• 以下のポイントを参考に比較検討してみましょう。
  • 料金プラン
  • 機能
  • セキュリティ対策
  • サポート体制

4. 導入・運用を開始する

• 選んだサービスを導入し、運用を開始します。
• 導入前に、担当者を決め、運用ルールを策定しておきましょう。

クラウド契約書管理サービス おすすめ6選

ここでは、クラウド契約書管理サービスの中でも特に人気が高い6つのサービスをご紹介します。

まとめ

クラウド契約書管理サービスは、契約書管理の効率化、コスト削減、セキュリティ強化を実現する有効な手段です。

この記事で紹介したポイントを参考に、自社に合ったサービスを選定し、契約書管理をもっとスマートにしていきましょう！