契約書管理システム導入で業務効率化とリスク削減を実現する方法

契約書管理システムの導入メリット：業務効率化とリスク削減を実現

導入を検討している企業の担当者様へ、契約書管理システムを導入することで得られるメリットについて詳しく解説します。契約書管理は、企業にとって重要な業務であり、適切な管理体制を構築することで、業務効率化とリスク削減を実現できます。

従来の契約書管理は、次のような課題がありました。

• 契約書の検索・閲覧に時間がかかる: 必要な契約書をすぐに探し出すことができず、業務が滞ってしまう。
• 契約更新の期限管理が難しい: 更新時期を忘れ、契約が失効したり、自動更新されて思わぬコストが発生したりする。
• 契約書の情報共有がスムーズに行えない: 部門間で情報共有が滞り、契約内容の誤解やトラブルに繋がってしまう。
• セキュリティ対策が十分でない: 紙媒体での保管では、紛失や情報漏洩のリスクが高い。
• 契約書管理業務に人手と時間がかかる: 契約書管理に多くの労力を割かざるを得ず、本来の業務に集中できない。

これらの課題を解決するために、近年注目されているのが 契約書管理システムです。契約書管理システムは、契約書を電子データとして一元管理することで、検索性、更新期限管理、情報共有、セキュリティ対策を強化し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。

1. 契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムを導入することで、企業は下記のようなメリットを得ることができます。

1-1. 業務効率化

• 契約書の検索・閲覧の効率化: データベース化された契約書は、キーワード検索や絞り込み検索などが可能になり、必要な契約書を瞬時に見つけ出すことができます。これにより、契約内容の確認や関連書類の参照などがスムーズに行え、業務時間の短縮につながります。
• 契約更新期限の自動通知: 契約書の有効期限が近づくと、自動で担当者に通知してくれるため、更新漏れや失効を防ぎます。また、更新時期を把握しておくことで、契約条件の交渉や見直しなどもスムーズに行えます。
• 契約情報の共有と情報共有の可視化: 契約書情報を一元管理することで、関係者全員が最新の契約状況を把握できます。部門間での情報共有もスムーズになり、誤解や行き違いを防ぎます。
• 契約書管理台帳の自動作成: 契約書管理システムでは、契約書をアップロードするだけで、AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成してくれる機能もあります。これにより、手入力によるミスや時間短縮が期待できます。
• 契約書のバージョン管理: 契約書の変更履歴を自動的に記録・管理できます。過去のバージョンと比較することで、変更内容を正確に把握でき、誤った情報に基づく判断を防ぐことができます。

1-2. リスク削減

• 情報漏洩対策: 契約書管理システムは、アクセス権限の管理機能やデータの暗号化機能など、セキュリティ対策が充実しています。これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。
• 契約違反対策: 契約書の更新時期や重要な期限を自動で通知することで、更新漏れや期限切れによる契約違反を防ぎます。
• コンプライアンス対策: 電子帳簿保存法などの法令に対応したシステムを選ぶことで、法的要件を満たすことが可能です。

1-3. コスト削減

• 紙媒体のコスト削減: 契約書を電子化することで、紙代、印刷費、郵送費などのコストを削減できます。
• 保管スペースの削減: 契約書をクラウド上に保存することで、物理的な保管場所の必要がなくなります。これにより、保管スペースの賃料や管理コストを削減できます。
• 人件費の削減: 契約書管理システムの導入により、契約書管理にかかる人手と時間を削減できます。これにより、人件費の削減効果も期待できます。

2. 契約書管理システムの導入方法と注意点

契約書管理システムを導入する際は、以下の点に注意しましょう。

2-1. 自社の課題と導入目的を明確にする

契約書管理システムを導入する前に、自社の課題や達成したい目標を明確にしましょう。

• 契約書の検索性向上、更新期限管理、情報共有の改善など、どの課題を解決したいのか？
• どの程度の規模のシステムが必要か？
• どの程度の予算で導入できるか？
• 導入によってどのような効果を期待するか？

自社の課題や目標を明確にすることで、最適な契約書管理システムを選ぶことができます。

2-2. 費用対効果を検討する

契約書管理システムの導入には、初期費用や月額利用料などの費用がかかります。自社の予算と導入効果を比較検討し、費用対効果が高いシステムを選びましょう。

2-3. 部署間のルール設定と運用方法の決定

契約書管理システムをスムーズに運用するためには、部署間で統一されたルール設定と運用方法を決定することが重要です。

• 契約書のデータ入力方法
• 契約書の承認フロー
• 契約書のアクセス権限
• 契約書の保管方法
• 契約書の更新方法
• 契約書の廃棄方法

これらを明確に定めることで、混乱を防ぎ、効率的な運用を実現できます。

2-4. コンプライアンス対策

契約書管理システムを導入する際は、法令遵守を徹底しましょう。

• 電子帳簿保存法などの関連法令に対応しているか
• 内部統制の強化
• セキュリティ対策の充実

これらの点をしっかり確認することで、安心してシステムを導入することができます。

2-5. テスト運用

実際にシステムを導入する前に、無料トライアルなどを利用してテスト運用を行いましょう。テスト運用によって、システムの使いやすさや自社の業務との適合性を確認できます。

3. 契約書管理システム導入の判断

契約書管理システムは、業務の効率化とリスク削減を実現する非常に有効なツールです。ただし、導入にはコストや運用方法の検討が必要です。

導入を検討する際は、以下の点を考慮しましょう。

• 自社の契約書管理の現状を分析し、抱えている課題を明確にする
• 契約書管理システムの導入によって期待できる効果を具体的に検討する
• 導入するシステムの機能や価格、セキュリティ対策などを比較検討する
• テスト運用を行い、実際にシステムを使ってみて使いやすさや自社の業務との適合性を確認する

契約書管理システムの導入は、企業にとって大きなメリットをもたらしますが、導入を決定する前に、十分な検討を行い、自社にとって最適なシステムを選定することが重要です。

4. まとめ

契約書管理システムは、企業の契約業務を効率化し、リスクを軽減するのに役立ちます。導入を検討している企業は、メリット・デメリットを理解し、自社の課題やニーズに合ったシステムを選定することで、契約書管理の効率化を実現し、競争力を強化することができます。