会員管理・入金管理システムの機能紹介と導入メリット徹底紹介

2024年6月16日2024年6月22日

会員管理・入金管理システムとは

会員管理・入金管理システムとは、会員情報の管理、入出金管理、請求書の発行などの会員管理業務を効率化するソフトウェアツールです。

会員の登録や更新、入出金履歴の管理、自動請求書発行など、会員管理に必要な機能を統合することで、業務の効率化や正確性の向上に貢献します。

会員管理・入金管理システムが台頭した背景には、以下のような要因があります。

会員制ビジネスの増加

ジム、サブスクリプションサービス、非営利団体など、会員制ビジネスがますます一般的になっています。これらのビジネスは、会員を管理し、入金を追跡するための効率的なシステムを必要としています。

オンライン決済の普及

オンライン決済の普及により、企業は会員から簡単に料金を徴収できるようになりました。会員管理・入金管理システムは、オンライン決済を統合し、入金処理を自動化できます。

顧客体験の向上

会員は、シームレスで便利な体験を求めています。会員管理・入金管理システムは、会員がアカウントを管理し、支払いを簡単に行えるようにすることで、顧客体験を向上させるのに役立ちます。

コスト削減

会員管理・入金管理システムは、手作業のプロセスを自動化し、人的ミスを削減できます。これにより、企業はコストを削減できます。

データ分析の活用

会員管理・入金管理システムは、会員に関する貴重なデータを収集できます。企業は、このデータを活用して会員の動向を分析し、マーケティングキャンペーンを最適化できます。さらに、以下のような技術的進歩も会員管理・入金管理システムの台頭を後押ししています。

クラウドコンピューティング

クラウドベースの会員管理・入金管理システムは、スケーラビリティ、柔軟性、コスト効率を提供します。

モバイル対応

会員管理・入金管理システムは、モバイルデバイスに対応していることが増えています。これにより、会員はいつでもどこでも自分のアカウントにアクセスできます。

統合の強化

会員管理・入金管理システムは、CRM、マーケティングオートメーション、会計システムなど、他のビジネスツールと統合できるようになっています。これにより、会員データを同期し、ビジネスプロセスを効率化できます。これらの要因が相まって、会員管理・入金管理システムが今日のビジネスにおいて不可欠なツールとなっています。

会員管理・入金管理システムのメリット

会員管理・入金管理システムを導入すると、以下のようなメリットが得られます。

業務効率の向上
正確性の向上
顧客満足度の向上
コストの削減
リスクの軽減

業務効率の向上

会員管理・入金管理システムは、会員情報の管理や入出金管理などの業務を自動化します。これにより、手作業で行っていた作業を削減し、業務効率を向上させます。初月無料で2ヶ月目から請求、オプションの新規契約・解約など一度登録をしたあとの情報変更手続きは思いの外多いです。こういった作業を効率化することが可能です。

正確性の向上

会員管理・入金管理システムは、会員情報を一元的に管理し、入出金履歴を自動的に記録します。これにより、人為的なミスによる情報の誤りを減らし、正確性を向上させます。また、退会を検討されている方に対して正しく追加提案をすることにより継続率を高めることが可能です。

顧客満足度の向上

会員管理・入金管理システムは、会員へのサービスを向上させるのに役立ちます。会員情報の更新や入出金状況の確認をオンラインで行うことで、会員の利便性を向上させます。フィットネスなどであれば参加するクラスから嗜好性を割り出し、追加の提案や情報提供をすることで顧客満足度の向上や、アップセル・クロスセルにつなげることができます。

コストの削減

会員管理・入金管理システムは、手作業で行っていた作業を自動化することで、人件費を削減します。また、正確性の向上により、過払いや未収金の発生を減らし、コストを削減します。顧客に応じたプランやオプションを多数用意しておくことは現代のサービスでは基本担っています。手作業で実施をするには、本社側はマニュアルの展開、現場への落とし込み、ミスがあった際のクレーム対応など現実的ではないので、そういったケースを防ぐことができます。

リスクの軽減

会員管理・入金管理システムは、会員情報を一元的に管理し、入出金履歴を自動的に記録します。これにより、不正アクセスや情報漏洩などのリスクを軽減します。情報漏洩や不正アクセスがあった際も影響範囲の特定と対応をスムーズに取ることができ、不要な心配や不信感を抱かせることなく対応することができます。

会員管理・入金管理システムの主な機能

会員管理・入金管理システムの主な機能は以下の通りです。

会員管理

会員の新規登録、更新、退会処理を行います。

名前や住所、クレジットカードの登録を電子端末で行うことで転記業務や書類管理工数を削減することができます。

また常にスタッフが対応する必要がなくなるので、顧客の記入時にのみスタッフが対応することで対応工数を削減することができます。

入出金管理

入金、出金の記録と管理を行います。

プラン変更時の請求漏れや入金漏れなどがあった際に、消し込み漏れを防ぐことが可能です。

入出金データをもとに数字の分析をしたり、経営に役立てることができます。

請求書発行

会費やその他の料金の請求書を自動的に発行します。

請求書の自動化をすることで、請求書発行工数を削減することが可能です。

メールで自動送信をすれば請求漏れも防止できます。

レポート作成

会員状況や入出金状況に関するレポートを自動的に作成します。

会員ごとに状況をみることで利用の促しをしたり、属性ごとに分析をすることでマーケティング施策につなげることが可能です。

メール配信

会員へのメール配信を行います。

新しいキャンペーン情報や属性に応じてカスタマイズした内容を配信することで、継続率の向上、アップセルやクロスセルに繋がります。

また休眠会員であってもメールの開封率の差を見ることで、利用につなげることができます。

会員管理・入金管理システムの選び方

会員管理・入金管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを検討しましょう。

必要な機能

自団体の会員管理業務に必要な機能を絞り込みましょう。

会員が少ない場合にダッシュボードが必須か、など本来必要な機能なのか見極めをいたしましょう。

規模と業種

自団体の規模と業種に合ったシステムを選びましょう。

規模や業種によって必要な機能は異なります。汎用性なシステムで十分なのか、業界特化型のシステムがいいのかは検証しましょう。

操作性

システムの操作性が良いかを確認しましょう。

実際にシステムを利用するのはオペレーターや、フィットネスであれば現場のメンバーです。

週1,2回しかシフトに入らないスタッフでも利用ができるような操作性にしましょう。

検証をする際は導入プロジェクトのメンバー以外にも、現場スタッフを参画させるといいでしょう。

コスト

導入コストやランニングコストを考慮しましょう。

ランニングコストは、スタッフ・会員の利用人数やオプションによって左右されます。現状のランニングコストと2年後に想定されるコストがどの程度なのかを試算しましょう。