電話受付システム導入で業務効率化！選び方とおすすめサービス10選

2024年9月23日

電話受付システム

1 電話受付システムを導入して業務効率化！選び方のポイントとおすすめサービス10選
2 電話受付システムとは？
3 電話受付システム導入のメリット
4 電話受付システムの選び方
5 おすすめの電話受付システム10選
6 まとめ

電話受付システムを導入して業務効率化！選び方のポイントとおすすめサービス10選

導入を検討しているけど、どんな電話受付システムを選べばいいか迷っているあなたへ。 本記事では、電話受付システムの選び方から、おすすめのサービスまで、わかりやすく解説します。

電話受付システムを導入することで、これまで受付担当者が行っていた業務を自動化し、大幅な業務効率化を実現できます。

具体的には、以下のようなメリットがあります。

受付担当者の負担軽減: 来客対応や電話取次ぎの時間を大幅に削減できます。
顧客満足度の向上: 待ち時間の短縮やスムーズな対応により、顧客満足度を高められます。
業務効率化: 受付業務の自動化によって、社員は本来の業務に集中できます。
コスト削減: 人件費や設備費などのコスト削減が期待できます。

さらに、近年では、フリーアドレス制の導入やリモートワークの増加に伴い、電話受付システムの重要性が高まっています。

この記事を読めば、電話受付システムの導入を検討する際に、

どんな機能が必要なのか
どんなサービスがあるのか
どのサービスが自社に適しているのか

が理解できます。

電話受付システムとは？

電話受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた電話の取次ぎ業務を自動化するシステムです。

主な機能は以下のとおりです。

自動音声案内: 電話をかけてきた人に、案内やメニューを音声で案内します。
担当者への転送: 呼び出したい担当者を選択すると、自動的に電話が転送されます。
外線電話の発信: 受付システムから外線電話をかけることができます。
録音機能: 電話の内容を録音できます。
通話記録: 電話の履歴を記録できます。
管理画面: 受付状況や通話履歴などを確認できます。
チャットツール連携: ビジネスチャットツールと連携し、来客通知を受信できます。

電話受付システム導入のメリット

電話受付システムを導入することで、様々なメリットが期待できます。

1. 受付業務の効率化

電話受付システムを導入すると、受付担当者の業務負担を軽減できます。

電話の取次ぎ業務の自動化: 電話を取次ぐ作業を自動化することで、受付担当者は他の業務に集中できます。
担当者の検索時間の短縮: システム上で担当者情報を検索できるので、担当者を探す時間が短縮されます。
不在時の対応: 担当者が不在の場合でも、自動音声案内やメッセージで対応できます。

2. コスト削減

電話受付システムの導入によって、人件費や設備費などのコスト削減が期待できます。

人件費の削減: 受付担当者を配置する必要がなくなります。
設備費の削減: 電話機などの設備投資が不要になります。

3. 顧客満足度の向上

顧客満足度を向上させる効果も期待できます。

待ち時間の短縮: 受付対応が迅速化することで、顧客の待ち時間を短縮できます。
スムーズな対応: 自動音声案内や担当者への転送により、スムーズな対応が可能です。
顧客情報の一元管理: 顧客情報が一元管理できるため、顧客への対応をスムーズに行えます。

4. セキュリティ対策

セキュリティ対策にも役立ちます。

通話内容の録音: 電話の内容を録音することで、トラブル発生時の証拠として活用できます。
通話記録の管理: 通話履歴を管理することで、不正な通話の防止に役立ちます。
セキュリティ機能: IPアドレス制限やパスワード認証などのセキュリティ機能を搭載している製品もあります。

電話受付システムの選び方

電話受付システムは、様々な機能や料金プランが用意されているため、自社に最適なサービスを見つけることが重要です。

以下のポイントを参考に、比較検討しましょう。

1. 必要な機能

自社の規模や業務内容に合わせて、必要な機能を洗い出しましょう。

自動音声案内機能: 電話をかけてきた人に、案内やメニューを音声で案内したい場合は必須です。
担当者への転送機能: 担当者に電話を転送したい場合は必須です。
外線電話の発信機能: 受付システムから外線電話をかけたい場合は必須です。
録音機能: 電話の内容を録音したい場合は必須です。
通話記録機能: 電話の履歴を管理したい場合は必須です。
管理画面: 受付状況や通話履歴などを確認したい場合は必須です。
チャットツール連携機能: ビジネスチャットツールと連携して、来客通知を受信したい場合は必須です。

2. 導入コスト

初期費用と月額費用が、自社の予算に合っているかを確認しましょう。

初期費用: 電話機などの設備投資が必要な場合、初期費用がかかります。
月額費用: 月額費用は、利用する機能やユーザー数によって異なります。

3. 導入の容易さ

設定や操作が簡単で、導入しやすいサービスを選びましょう。

設定の容易さ: 設定画面がわかりやすく、簡単に設定できるサービスを選びましょう。
操作の容易さ: 操作方法がシンプルで、誰でも簡単に扱えるサービスを選びましょう。

4. サポート体制

導入後のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。

問い合わせ対応: 問い合わせ窓口が充実しているか、サポート体制が整っているかを確認しましょう。
対応時間: サポート対応時間が長い、または24時間対応しているサービスを選ぶと安心です。

5. セキュリティ対策

個人情報などの機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているサービスを選びましょう。

データの暗号化: データが暗号化されているかを確認しましょう。
アクセス制御: 特定のユーザーしかアクセスできないよう、アクセス制御が設定されているかを確認しましょう。
ログ管理: ログが記録され、管理されているかを確認しましょう。

まとめ

電話受付システムを導入することで、受付業務を効率化し、顧客満足度を高め、コスト削減を実現できます。

自社の規模やニーズに合ったサービスを比較検討し、最適なシステムを導入しましょう。

この記事が、あなたの電話受付システム選びの参考になれば幸いです。

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