動態管理システム導入ガイド：業務効率化、コスト削減、安全運転を手に入れる！

あなたは、社用車の位置情報管理に苦労していませんか？

  • 営業担当者の現在地が分からず、急な依頼に対応できない
  • 走行距離や稼働時間を把握できず、コスト管理が難しい
  • 事故リスクが高く、安全運転を徹底したい

このような悩みをお持ちなら、動態管理システムの導入を検討してみましょう！

動態管理システムとは、GPSを活用して車両の位置情報をリアルタイムに把握し、管理するシステムです。近年では、従来の車載器型に加えて、スマートフォンアプリ型も登場し、導入が容易になりました。

本記事では、動態管理システム導入のメリットや選び方のコツ、成功事例などを詳しく解説していきます。

動態管理システム導入で得られるメリット

動態管理システムを導入することで、下記のようなメリットが期待できます。

  • 業務効率の向上：リアルタイムな車両位置情報に基づいた迅速な指示、最適なルート検索による移動時間の短縮、運転日報の自動作成による事務作業の効率化など
  • 労働環境の改善：長時間労働の抑制、安全運転の促進、ドライバーの負担軽減など
  • コスト削減：無駄な移動や待機時間の削減、燃費向上による燃料費の削減、事故防止による修理費や保険料の削減など

動態管理システム導入で成果を出すための3つのポイント

動態管理システムを導入しても、適切に活用しないと効果を発揮しません。導入前に下記の3つのポイントを押さえ、成功に近づきましょう。

1. 従業員（ドライバー）へのメリットを伝える

動態管理システム導入は、会社だけでなく、従業員にとってもメリットがあることを理解してもらいましょう。

  • 業務負担の軽減: 運転日報作成や移動時間の短縮など、ドライバーの負担を軽減できることを明確に伝えましょう。
  • 安全運転の向上: 事故リスクを減らすことで、ドライバー自身の安全を守ることができることを強調しましょう。
  • 評価の可視化: 運転データに基づいた評価によって、自身の業務内容を客観的に把握できることを説明しましょう。

2. データの活用の仕方を決めておく

動態管理システムから得られるデータは、単に記録するだけでなく、具体的な活用方法を事前に決めておくことが大切です。

  • 安全運転指導: 危険運転データを分析し、ドライバーへの個別指導や社内全体への安全運転啓蒙に活かしましょう。
  • 配送ルートの最適化: 走行履歴データを分析し、無駄な移動を減らし、効率的な配送ルートを作成しましょう。
  • 車両稼働状況の把握: 車両稼働状況を分析し、必要以上の車両保有を防ぎ、コスト削減につなげましょう。

3. 導入成果の積極的な共有

導入効果は、経営層だけでなく、ドライバーを含め、関係するすべての従業員に共有することが重要です。

  • 具体的な成果: 業務効率化、事故削減、コストカットなどの具体的な成果を共有し、システム導入の意義を理解させましょう。
  • 改善点: システム導入によって改善された点や、今後の改善点などを共有し、さらなる活用を促しましょう。
  • ドライバーの声: ドライバーからの意見や要望も共有し、より良いシステム運用を目指しましょう。

動態管理システムの選び方・比較ポイント（車載機別、目的別）

動態管理システムは、車載器の種類や導入目的によって、最適なものが異なります。下記のポイントを参考に、自社に合ったシステムを見つけ出しましょう。

車載器の種類から選ぶ

動態管理システムで必要となる車載器は、大きく分けて下記の種類があります。

  • デジタコ型: 大型トラックに搭載が義務付けられているデジタル式運行記録計。従来のタコグラフに比べて詳細な運転データを記録できます。動態管理システムと連携することで、さらに高度な運行管理が可能になります。
  • OBD-Ⅱポート型: 車両の診断システムポートに接続するタイプ。工事や配線が不要で、簡単に設置できます。小型トラックや営業車など、デジタコを搭載していない車両に適しています。
  • ドライブレコーダー型: ドライブレコーダーと連携し、映像記録と動態管理を同時に行うことができます。事故発生時の証拠として有効なだけでなく、安全運転教育の教材としても活用できます。
  • アプリ型: スマートフォンアプリで、車載器が不要なタイプ。導入コストが低く、手軽に導入できます。ただし、バッテリー切れや誤操作によるデータ取得エラーのリスクがあります。

目的から選ぶ

動態管理システム導入の目的別に、適切なシステムを選びましょう。

  • 安全管理: 事故を減らし、安全運転を徹底したい場合、急ブレーキや速度超過などを検知する機能、ドライブレコーダー映像などの記録機能、運転傾向の分析機能などが充実しているシステムを選びましょう。
  • 日常業務の負担軽減: 日報作成や車両予約など、日常業務の負担を軽減したい場合、日報作成の自動化、車両予約機能、アルコールチェック機能などが充実しているシステムを選びましょう。
  • 配送効率の改善: 配送ルートの最適化、到着時間の予測、配送状況のリアルタイム把握など、配送業務の効率化を図りたい場合、高精度なGPS機能、ルート検索機能、配送状況共有機能などが充実しているシステムを選びましょう。
  • コミュニケーション効率の向上: ドライバーとのコミュニケーションを円滑に行いたい場合、メッセージ機能、音声通話機能、カーナビ機能などが備わっているシステムを選びましょう。

動態管理システム導入の流れ

動態管理システムの導入には、以下の流れで進めていきましょう。

  1. 課題の明確化: まずは、自社の車両管理において、どのような課題を抱えているのかを明確にしましょう。
  2. システム選定: 課題を解決できる機能を備えた動態管理システムを比較検討し、最適なシステムを選びましょう。
  3. 導入準備: 導入前に、システムの使用方法を理解するための研修を実施したり、社内ルールを整備したりするなど、導入後のスムーズな運用に向けて準備を行いましょう。
  4. 本格運用: システム導入後、運用開始し、効果測定を行いながら、必要に応じて改善を続けましょう。
  5. 定着サポート: 導入後の運用が定着するまで、担当者によるサポートなどを行い、システムを効果的に活用できるようサポートしましょう。

動態管理システムの導入事例

1. 運送会社様の場合

導入前は、手書きの日報作成や電話での指示が中心で、業務効率が悪く、ドライバーの負担が大きかった。

動態管理システムを導入した結果、日報作成の自動化、リアルタイムな位置情報共有による迅速な指示、安全運転指導などにより、業務効率が向上し、ドライバーの労働環境が改善された。

2. 営業担当者が多い企業様の場合

導入前は、営業担当者の移動状況が把握できず、顧客対応に遅れが出ることがあった。

動態管理システムを導入した結果、営業担当者の現在地をリアルタイムで把握できるようになり、顧客への迅速な対応が可能になった。また、走行データ分析によって、営業ルートの最適化を実現し、顧客への訪問効率が向上した。

3. 複数拠点を持つ企業様の場合

導入前は、各拠点での車両管理がバラバラで、ガバナンスが整っていなかった。

動態管理システムを導入した結果、車両予約やアルコールチェック、運転日報などを一元管理できるようになり、ガバナンスが強化された。また、車両稼働状況を把握することで、最適な車両台数を算出し、コスト削減を実現した。

まとめ：動態管理システム導入で、さらなる進化を！

動態管理システムの導入は、業務効率化、コスト削減、安全運転促進など、多くのメリットをもたらします。

ぜひ、この記事を参考に、自社に最適な動態管理システムを見つけ出し、導入検討を進めてみてください！

あなたの会社も、動態管理システム導入で、さらなる進化を遂げましょう！