目次
電子契約システム導入のメリットとデメリット：成功事例も交えて解説
導入を検討しているけど、本当に効果があるのか不安…
そんな悩みをお持ちの企業担当者様へ。この記事では、電子契約システム導入のメリット・デメリットを徹底解説！成功事例も交えながら、導入のメリットを具体的に紹介します。さらに、導入時の注意点や選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
- 電子契約システムとは？
- 書面契約との違い
- 電子契約システムの仕組み
- 電子契約の種類：当事者型と立会人型
- 電子契約システム導入のメリット
- コスト削減：印紙代や郵送費、保管費用が削減
- 業務効率化：契約締結までのスピードアップ
- コンプライアンス強化：契約の透明性向上、不正行為の防止
- リモートワーク対応：場所を選ばずに契約が可能
- 電子契約システム導入のデメリット
- 取引先の理解と対応が必要
- 電子化できない契約書類がある
- セキュリティ対策が必要
- 導入に伴う社内調整が必要
- 電子契約システム導入の成功事例
- 企業A：契約締結時間の短縮、コスト削減を実現
- 企業B：リモートワーク環境での契約業務効率化
- 企業C：契約書管理の簡素化、データ検索の向上
- 電子契約システム導入ガイド
- 導入前に確認すべきポイント
- 導入時の注意点
- おすすめの電子契約システム
- まとめ：電子契約システム導入はメリット多数！成功へ導くためのポイント
1. 電子契約システムとは？
「電子契約システム」とは、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子ファイルに押印・署名をして契約を締結できるシステムのことです。 従来の紙ベースの契約では、作成、印刷、押印、郵送といった工程が必要でしたが、電子契約システムを利用すれば、これらの工程をオンライン上で完結させることが可能になります。
書面契約との違い
電子契約と従来の書面契約との主な違いを比較表でまとめました。
| 項目 | 書面契約 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 形式 | 紙の文書 | 電子データ（PDF等） |
| 証拠力 | 押印 | 電子署名/電子サイン |
| 本人性の担保 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
| 完全性の担保 | 契印・割印 | タイムスタンプ |
| 事務処理 | 送付：郵送 or 持参 | 送付：メール or システム |
| 保管方法 | 書棚 | サーバー |
| 収入印紙 | 必要 | 不要 |
電子契約は、適切な手続きを行うことで、書面契約と同様の法的効力を持ちます。
電子契約システムの仕組み
電子契約システムは、電子署名とタイムスタンプを用いて、契約の真正性と非改ざん性を担保します。
電子署名 は、契約書の内容が本人によって作成されたことを証明し、なりすましや改ざんを防ぐために使用されます。電子署名の種類には、電子認証局による厳格な本人確認が必要な「当事者型」と、電子契約サービス事業者による本人確認で済む「立会人型」があります。
タイムスタンプ は、電子契約書が特定の日時に存在していたことを証明する技術で、改ざんを防ぐために使用されます。タイムスタンプは信頼できる第三者機関（時刻認証局）が発行し、契約書の作成日時や署名日時などが明確になります。
電子契約の種類：当事者型と立会人型
電子署名には、「当事者型」と「立会人型」の2つの種類があります。
- 当事者型: 契約を締結する当事者自身が、認証局で発行した電子証明書を用いて電子署名を付与する方法です。
- メリット: 証明力が高く、なりすましリスクが低い
- デメリット: 手間とコストがかかり、相手方も電子証明書が必要
- 立会人型: 電子契約システム事業者が、契約の立会人となり、メールやSMSを用いて本人確認を行い、電子署名を付与する方法です。
- メリット: 手間とコストが少なく、相手方は電子証明書不要
- デメリット: 当事者型に比べて証明力は低い
2. 電子契約システム導入のメリット
電子契約システムを導入することで、多くのメリットが得られます。
コスト削減：印紙代や郵送費、保管費用が削減
電子契約は、紙の契約書を使用しないため、印紙代、郵送費、保管費用などのコスト削減に繋がります。
- 印紙代: 印紙税は、課税対象となる文書に対して課税される税金です。電子契約は印紙税の課税対象ではないため、印紙代を節約できます。
- 郵送費: 書面契約では、契約書を郵送する必要があります。電子契約では、オンラインで契約書をやり取りするため、郵送費を削減できます。
- 保管費用: 書面契約では、契約書を保管する場所が必要です。電子契約では、クラウド上で契約書を保管できるため、保管場所の費用や管理コストを削減できます。
業務効率化：契約締結までのスピードアップ
電子契約システムは、契約締結までの業務を大幅に効率化します。
- 契約締結までの時間短縮: 紙の契約書の作成、印刷、押印、郵送、保管といった工程を省略できるため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
- 社内承認フローの効率化: ワークフロー機能を活用することで、社内承認フローをオンライン化し、承認プロセスをスピーディー化できます。
コンプライアンス強化：契約の透明性向上、不正行為の防止
電子契約システムは、契約に関する業務の透明性を高め、不正行為を防止する効果も期待できます。
- 改ざん防止: 電子署名とタイムスタンプにより、契約書の内容が改ざんされていないことを証明できます。
- 履歴管理: 契約書の変更履歴や承認履歴などが自動的に記録されるため、監査対応が容易になります。
- アクセス権限の管理: 契約書へのアクセス権限を管理することで、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことができます。
リモートワーク対応：場所を選ばずに契約が可能
電子契約システムは、リモートワーク環境でも利用可能です。
- 場所を選ばない契約締結: 従業員は場所を選ばずに契約書の作成、送付、承認、締結、保管などができます。
- 外出不要: 押印のために会社に出社する必要がなくなり、業務効率が向上します。
3. 電子契約システム導入のデメリット
電子契約システムには、メリットだけでなくデメリットも存在します。導入前に理解しておきましょう。
取引先の理解と対応が必要
電子契約システムを導入する際には、取引先の理解と協力が必要です。
- 電子契約への理解: 取引先によっては、電子契約に抵抗がある場合もあります。
- システムへの対応: 取引先が電子契約システムに対応していない場合、別のシステムを利用する必要があります。
- 費用負担: 当事者型の電子契約サービスの場合、取引先にも電子証明書の発行費用がかかる場合があります。
電子化できない契約書類がある
電子契約は、すべての契約書に利用できるわけではありません。
- 公正証書: 法律で書面作成が義務付けられている契約書は、電子化できません。
- 例：事業用定期借地契約、任意後見契約書
- 特定の契約: 労働条件通知書など、雇用契約において、電子契約の利用の承諾を得られない場合があります。
- 業界特有の書類: 不動産取引など、業界特有の書類については、電子化が制限されている場合があります。
セキュリティ対策が必要
電子契約システムは、クラウド上で契約書を管理するため、セキュリティ対策が重要となります。
- 情報漏洩: 不正アクセスによる情報漏洩のリスクがあります。
- 改ざん: 契約書の内容が改ざんされるリスクがあります。
導入に伴う社内調整が必要
電子契約システムを導入する際には、社内の業務フローを変更する必要があるため、社内調整が必要です。
- 従業員の理解: 従来の業務フローに慣れている従業員は、電子契約システムの導入に抵抗を感じるかもしれません。
- システムへの対応: 新しいシステムへの対応や操作方法の習得に時間がかかる場合があります。
- セキュリティ対策: 電子契約システムの導入に伴い、社内のセキュリティ対策を見直す必要がある場合があります。
4. 電子契約システム導入の成功事例
電子契約システムを導入した企業の成功事例をご紹介します。
企業A：契約締結時間の短縮、コスト削減を実現
- 業界: 建設業
- 導入前: 契約書の作成、印刷、押印、郵送、保管に時間がかかっていた。
- 導入後: 契約締結時間が大幅に短縮され、年間50万円のコスト削減を実現。
企業B：リモートワーク環境での契約業務効率化
- 業界: ITサービス
- 導入前: リモートワーク導入に伴い、契約業務の効率化が課題となっていた。
- 導入後: リモートワーク環境でもスムーズに契約業務を行えるようになり、業務効率が向上した。
企業C：契約書管理の簡素化、データ検索の向上
- 業界: 不動産
- 導入前: 契約書の保管場所が不足し、必要な契約書を探し出すのに時間がかかっていた。
- 導入後: 契約書をクラウド上で管理できるようになり、契約書の検索が容易になった。
5. 電子契約システム導入ガイド
電子契約システム導入を成功させるために、導入前に確認すべきポイントや注意点、おすすめの電子契約システムをご紹介します。
導入前に確認すべきポイント
- 導入目的: 電子契約システム導入によって、どのような課題を解決したいのか明確にしましょう。
- 契約の種類: 電子化できる契約書とできない契約書を把握しましょう。
- 必要な機能: 自社の業務に必要な機能が備わっているか確認しましょう。
- 料金: 月額料金、従量課金、オプション料金などを比較検討し、自社の予算に合ったシステムを選びましょう。
- セキュリティ対策: 電子契約システムのセキュリティ対策が充実しているか確認しましょう。
- サポート体制: 導入サポートや運用サポートが充実しているか確認しましょう。
導入時の注意点
- 取引先の理解: 電子契約システムの導入には、取引先の理解と協力が不可欠です。
- 社内教育: 従業員に対して、電子契約システムの使い方や注意点などを説明しましょう。
- セキュリティ対策: 電子契約システム導入に伴い、社内のセキュリティ対策を見直す必要があります。
おすすめの電子契約システム
電子契約システムは多数存在するため、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことが重要です。
主な電子契約システム
- クラウドサイン: 導入実績が豊富で、使いやすさにも定評があります。
- 電子印鑑GMOサイン: 安価で、多機能な電子契約システムです。
- freeeサイン: freeeの会計ソフトとの連携がスムーズで、ワークフロー機能も充実しています。
- マネーフォワード クラウド契約: 契約書の管理機能に優れ、紙の契約書も一元管理できます。
- WAN-Sign: 高度なセキュリティ対策が施されているシステムで、政府機関や金融機関にも採用されています。
- ContractS CLM: 契約書の作成から管理までをワンストップで完結できるシステムです。
6. まとめ：電子契約システム導入はメリット多数！成功へ導くためのポイント
電子契約システムの導入は、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化など、多くのメリットがあります。導入を検討する際は、自社のニーズや課題を明確化し、複数のシステムを比較検討することが大切です。
電子契約システム導入の成功ポイント
- 導入前にしっかりと計画を立て、目的を明確にする
- 複数のシステムを比較検討し、自社のニーズに最適なシステムを選ぶ
- 取引先の理解を得る
- 従業員への説明と教育を行う
- セキュリティ対策を徹底する
この記事が、電子契約システム導入の判断に役立てば幸いです。
電子契約システムの導入は、企業にとって大きな変化をもたらす可能性があります。メリットとデメリットを理解した上で、慎重に検討し、自社にとって最適な導入方法を選びましょう。
