電子帳票システムとは？

電子帳票システムとは、請求書や納品書、伝票などの帳票を電子データとして一元管理するシステムです。従来は紙ベースで行われていた帳票業務を電子化することで、業務の効率化やコスト削減、セキュリティの強化を実現できます。

電子帳票システムの導入メリット

電子帳票システムを導入すると、以下のメリットが得られます。

業務効率化

  • 帳票の作成・発行・送付などの作業が自動化されます。 テンプレートの使用: 帳票のテンプレートを事前に設定し、データベースから必要な情報を自動的に取り込んで帳票を生成します。これにより、手動でのデータ入力やフォーマット設定が不要になります。

データ連携: 経理システムや顧客管理システムなど、さまざまなデータソースと連携し、リアルタイムで必要な情報を帳票に反映します。

条件設定: 自動的に帳票の内容を調整するための条件設定（例: 部門別、プロジェクト別）を行うことができます。

  • 紙ベースの保管・検索にかかる時間を削減できます。

スキャニングとOCR: 紙の帳票をスキャナーでデジタル化し、OCR（光学文字認識）技術を使用してテキストデータに変換します。これにより、電子文書として保存できるようになります。

電子帳票テンプレート: 電子帳票システムにおいて、帳票テンプレートを使用することで、手動での帳票作成を省略し、標準化されたフォーマットでの保管が可能です。

  • 承認フローの電子化により、承認業務が迅速になります。

コスト削減

  • 紙や印刷・郵送料などのコストが削減できます。
  • 帳票の保管スペースが不要になり、オフィススペースを有効活用できます。

セキュリティ強化

  • 電子データは不正アクセスや改ざんから保護されています。
  • 監査証跡が電子的に残るため、コンプライアンスの強化に役立ちます。

電子帳票システムの機能

電子帳票システムには、以下のような機能が備わっています。

帳票作成・発行

  • テンプレートを使用した帳票の作成が簡単にできます。
  • 必要なデータを自動的に取り込んで、帳票を発行できます。

帳票送付

  • メールやFAXで帳票を電子送信できます。
  • 郵送代行サービスを利用して、紙ベースで帳票を送付することもできます。

帳票保管

  • 電子データとして帳票を長期にわたって保管できます。
  • 検索機能により、必要な帳票を簡単に検索できます。

承認フロー

  • 電子的な承認フローを設定できます。
  • 承認状況をリアルタイムで確認できます。

データ連携

  • ERPや会計システムなどの他のシステムと連携できます。
  • データの二重入力を防止できます。

電子帳票システムの選び方

電子帳票システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

必要な機能

  • 業務内容や規模に応じて、必要な機能を検討しましょう。

連携性

  • 既存のシステムとの連携を考慮しましょう。

セキュリティ対策

  • データのセキュリティ対策が十分に行われているシステムを選びましょう。

コスト

  • 導入コストやランニングコストを考慮しましょう。

運用体制

  • システムの導入・運用・保守体制を確認しましょう。

おすすめの電子帳票システム

  • FNX e-帳票FAXサービス（株式会社ネクスウェイ）
  • AUTO帳票EX（日本テレネット株式会社）
  • @Tovas（あっととばす）（コクヨ株式会社）
  • 楽楽明細（株式会社ラクス）
  • BtoBプラットフォーム 請求書（株式会社インフォマート）
  • ナビエクスプレス（NTTコム オンライン）
  • ジョブカン見積/請求書（株式会社DONUTS）
  • Create!Form（インフォテック株式会社）
  • SVFシリーズ（ウイングアーク1st株式会社）
  • Paples（パピレス）（日鉄日立システムソリューションズ株式会社）
  • OPROARTS（株式会社オプロ）
  • freee支出管理 受取請求書キャビネット（freee株式会社）
  • invoiceAgent（ウイングアーク1st株式会社）
  • e-image（三菱電機ビジネスシステム）
  • 活文 Report Manager（株式会社日立ソリューションズ）