施設管理システム導入で実現する、効率化とコスト削減！選び方のポイントも解説

導入を検討している企業の皆様、施設管理システム導入は、業務の効率化とコスト削減に大きく貢献します！

日々、施設管理業務に追われている担当者様は、膨大な量のデータ管理や業務処理に苦労しているのではないでしょうか？

従来は、Excelや紙ベースでの管理が一般的でしたが、情報共有の遅れや人為的ミスによるトラブル、データ分析の難しさなど、様々な課題がありました。

しかし、施設管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務の効率化とコスト削減を実現できます。

この記事では、施設管理システム導入によって得られるメリットや、導入を検討する際の選び方のポイントを紹介します。さらに、おすすめの施設管理システムもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

施設管理システム導入で得られるメリット

施設管理システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

  • 業務の効率化:

    • データ入力や集計作業の自動化により、大幅な時間短縮を実現できます。
    • リアルタイムなデータ共有が可能となり、情報伝達の遅れを解消できます。
    • 各種業務の標準化により、属人化による業務の偏りを解消できます。

  • コスト削減:

    • 人員削減による人件費の抑制が期待できます。
    • 効率的な設備管理によるメンテナンスコストの削減が期待できます。
    • 省エネ機能により、電気代などのエネルギーコスト削減が期待できます。

  • 業務品質の向上:

    • データに基づいた分析により、業務の改善点を見つけ出し、品質向上に繋げられます。
    • 迅速な情報共有により、問題発生時の対応がスムーズになります。
    • 適切なメンテナンスにより、施設の安全性と機能性を維持できます。

施設管理システムの選び方のポイント

施設管理システムは、様々な機能や価格帯のものが存在します。適切なシステムを選ぶためには、以下のポイントを参考にしましょう。

  • 自社のニーズに合致した機能:

    • 管理対象となる施設の種類や規模、管理したい項目などを明確にしましょう。
    • 例えば、小規模施設であれば、基本的な予約管理機能や設備管理機能で十分ですが、大規模施設の場合は、エネルギー管理やセキュリティ管理など、より高度な機能が必要となります。

  • 導入費用と運用コスト:

    • 初期費用、月額費用、保守費用などを考慮し、予算に合ったシステムを選びましょう。
    • 最近では、クラウド型のシステムも増えています。クラウド型システムは、初期費用が安く、導入しやすいというメリットがあります。

  • 操作性と使いやすさ:

    • 操作が簡単で、誰でも使いやすいシステムを選びましょう。
    • 特に、現場で実際にシステムを使う担当者の意見を聞くことが大切です。
    • 画面デザインや操作方法が直感的で、わかりやすいものがおすすめです。

  • セキュリティ対策:

    • 施設管理システムでは、多くの個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が必須です。
    • 情報漏洩対策、不正アクセス対策などがしっかりと行われているシステムを選びましょう。

  • サポート体制:

    • 導入後も、万が一のトラブル発生時や疑問点が生じた際に、適切なサポートを受けられる体制が重要です。
    • 電話サポート、メールサポート、FAQなどの充実度を確認しましょう。

おすすめの施設管理システム

様々な施設管理システムが提供されていますが、ここではいくつか具体的な例を挙げ、その特徴をご紹介します。

1. 「Futuric/CL」 （富士通）

  • 特徴: クラウド型の施設総合管理システムで、中小規模のビルや複数ビルの管理に適しています。
  • メリット:
    • コストが抑えられて導入しやすい。
    • 複数ビルの設備稼働状況をクラウド上で一元管理できるため、監視業務の効率化を実現できます。
    • 省エネ機能により、ZEB達成に必要な省エネを実現し、脱炭素化に貢献できます。
  • デメリット:
    • オンプレミス型のシステムに比べて、機能が限定される場合があります。
    • インターネット接続環境が必須となります。

2. 「KANNA」 （株式会社アルダグラム）

  • 特徴: 設備・施設管理をクラウドで一括管理するシステムです。
  • メリット:
    • 初期費用・月額費用無料で利用できます。
    • 管理物件の情報を一括で管理共有することができます。
    • 報告機能を使えば、工事の進捗をすぐに確認できます。
    • 画面設計のカスタマイズが可能です。
  • デメリット:
    • 無料版では機能が限定されます。
    • 大規模施設には不向きな場合があります。

3. 「ビルカン」 （株式会社FLINTZ）

  • 特徴: ビルメンテナンスに特化した管理システムで、図面上にGoogleマップのようなピンを設置して、不具合や修繕履歴が一目でわかる機能があります。
  • メリット:
    • 図面管理機能により、建物の修理状況を視覚的に把握できます。
    • 報告書の作成・管理・共有がスムーズに行えます。
    • 1ヶ月間の無料トライアル期間があります。
  • デメリット:
    • 有料プランのみです。
    • 無料トライアル期間は1ヶ月間のみです。

4. 「ChoiceRESERVE」 （株式会社リザーブリンク）

  • 特徴: 予約管理システムで、会議室や施設の予約だけでなく、備品や社用車の管理も可能です。
  • メリット:
    • スマホで予約が可能なため、場所を選ばずに簡単に予約できます。
    • 予約状況をカレンダーで確認できます。
    • 顧客登録機能により、顧客情報の一元管理が可能です。
    • オンライン決済に対応しています。
  • デメリット:
    • 有料プランのみです。

5. 「SuperSaaS」 （SuperSaaS B.V.）

  • 特徴: 世界中で利用されている会議室予約管理システムです。
  • メリット:
    • 無料版が利用できます。
    • 33ヶ国語に対応しているため、グローバルな企業でも利用できます。
    • 各種カレンダー機能との連携が可能です。
  • デメリット:
    • 無料版は非商用利用のみです。
    • 操作マニュアルは英語です。

6. 「RESERVA」 （株式会社コントロールテクノロジー）

  • 特徴: 予約管理システムで、各種施設やイベントの予約受付、顧客管理、決済に対応しています。
  • メリット:
    • 最短3分で予約サイトが作成できます。
    • 無料プランがあり、月間予約70件までは無料で利用できます。
    • LINEやGoogleカレンダーとの連携が可能です。
  • デメリット:
    • 無料プランでは機能が限定されます。
    • 大規模な施設には不向きな場合があります。

7. 「STORES 予約」 （STORES 株式会社）

  • 特徴: ネットショップやキャッシュレス決済のSTORESが提供する予約システムです。
  • メリット:
    • 月間予約50件までは無料で利用できます。
    • スマホアプリで簡単に予約管理ができます。
    • LINE連携機能により、予約受付からリマインドまでスムーズに行えます。
    • 設備・備品機能で在庫管理が可能です。
  • デメリット:
    • 無料プランでは機能が限定されます。
    • 他のサービスとの連携が限られています。

施設管理システム導入の成功事例

施設管理システムを導入したことで、様々な企業が業務の効率化やコスト削減を実現しています。

  • ある大手不動産会社:
    • 社内会議室の予約管理システムを導入することで、外出先でもスマホから簡単に予約できるようになりました。
    • 結果、業務効率が向上し、機会損失を減らすことができました。
  • ある大手メーカー:
    • 社員や関係者に開放している体育館やテニスコートなどの予約管理システムを導入することで、総務部門の業務負担を軽減しました。
    • 利用者からの問い合わせも減少し、利用者満足度も向上しました。
  • ある大手企業:
    • グループ企業で共同利用している会議室の予約管理システムを導入することで、利用状況を可視化し、会議室の利用率を向上させました。

これらの事例からもわかるように、施設管理システムの導入は、企業にとって大きなメリットをもたらすことがわかります。

まとめ

施設管理システムを導入することで、業務の効率化、コスト削減、業務品質の向上を実現できます。

この記事では、施設管理システム導入によって得られるメリットや、導入を検討する際の選び方のポイントを紹介しました。さらに、おすすめの施設管理システムもご紹介しました。

施設管理業務の課題を解決し、より効率的で効果的な施設管理を目指しましょう。