予約管理システムとは

予約管理システムとは、サービスプロバイダーが予約のスケジュール、管理、追跡を行うためのソフトウェアツールです。顧客はオンラインで予約を入れ、プロバイダーはカレンダーで予約を確認、変更、キャンセルできます。

飲食店はもちろん、理容室や整体院などでも使えます。電話や紙台帳などを使ったアナログな予約管理は、対応に時間がかかるうえ、ミスが発生しやすいものです。

また、「営業時間外や施術中の対応ができない」「予約のリマインドや、予約変更・キャンセル後の調整が難しい」といった課題もあります。

しかし、Webを通じた予約システムを利用すれば、スタッフに代わって予約を24時間自動で受けられるので、予約管理にかかる手間が省けるように。

新規顧客の獲得や満足度の向上といった重要な業務に集中できるようになります。

また、美容室・サロン向けに、「集客促進」や「スタッフの指名受付」「LINEとの連携」といった機能も搭載。予約管理以外の業務の効率化・高度化が実現できるでしょう。

予約管理システムのメリット

予約管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

  • 効率の向上
  • 顧客満足度の向上
  • 収益の増加
  • コストの削減
  • リスクの軽減

効率の向上

予約管理システムは、予約のスケジュール、管理、追跡を自動化します。これにより、プロバイダーは時間を節約し、より戦略的な業務に集中できます。

顧客満足度の向上

予約管理システムは、顧客が簡単に予約を入れられるようにします。また、顧客は自分の予約をオンラインで管理でき、確認やキャンセルも簡単に行えます。この利便性により、顧客満足度が向上します。

収益の増加

予約管理システムは、空き枠を埋めるのに役立ちます。顧客はオンラインで空き状況を確認し、すぐに予約を入れることができます。これにより、プロバイダーの収益が増加します。

コストの削減

予約管理システムは、手作業による予約管理にかかるコストを削減します。また、二重予約やキャンセルを防ぐことで、収益損失を削減できます。

リスクの軽減

予約管理システムは、顧客情報を安全かつ確実に管理します。また、予約の履歴を記録するため、紛争が発生した場合に証拠として役立ちます。

予約管理システムの主な機能

予約管理システムの主な機能は以下の通りです。

オンライン予約

顧客がオンラインで予約を入れることができます。カレンダーに自動登録することで予約漏れ・当日キャンセルを防ぐ事ができます

  • 予約ページ:

企業や店舗は、予約管理システムを使って、自社のウェブサイトやSNSなどに予約ページを作成します。 予約ページには、カレンダー形式で空き状況が表示され、顧客は希望の日時を選択できます。 サービス内容や料金、予約に必要な情報（氏名、連絡先など）を入力する欄も設けられます。

  • 予約受付:

顧客が予約ページで必要事項を入力し、予約を確定すると、システムが自動的に予約を受け付けます。 顧客には予約確認メールが送信され、予約内容の詳細が通知されます。

カレンダー管理

プロバイダーはカレンダーで予約を確認、変更、キャンセルできます。電話やメールで個別に対応する必要がなくなり、管理業務の負荷を軽減できます。

  • 予約の可視化:

カレンダー形式で日ごとの予約状況を表示します。 空き時間、予約済み時間、予約の種類（例：会議、面談、施術など）を色分けして表示するなど、視認性を高める工夫がされています。 複数のスタッフや施設のスケジュールをまとめて表示することも可能です。

  • 予約受付:

カレンダー上の空き時間を選択して、直接予約を受け付けることができます。 予約フォームと連携して、顧客情報や予約内容を自動で入力する機能もあります。

顧客管理

顧客の情報を管理し、過去の予約履歴を追跡できます。 顧客の予約からの利用状況などを管理し、新たなマーケティング施策を講じることができ、DX化を進めることができます

通知

予約の確認やリマインダーを顧客とプロバイダーに送信します。 通知タイミングや文面を工夫することにより顧客満足度を向上することができます。

レポート作成

予約の状況や収益に関するレポートを自動的に作成します。 Excelなどでの集計業務が不要になる他、経営層への報告も可能になり経営・売上管理などに役立てることができます

予約管理システムの選び方

予約管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを検討しましょう。

必要な機能

サービスに必要な機能を絞り込みましょう。無料登録期間があるサービスを選び、必要以上の機能でコストがかさまないようにしましょう。

規模と業種

サービスの規模と業種に合ったシステムを選びましょう。大規模で拡張性が高いものは知識が必要になる可能性もあり、自社のITレベルや体制で運用可能かを検証しましょう。

操作性

システムの操作性が良いかを確認しましょう。現場のメンバーが運用しやすいUIかどうかは導入後の運用において重要な要素になります。

価格

予算に合った価格のシステムを選びましょう。 基本利用料が安い場合でも、オプションをつけると高額になる恐れがあります。中長期的に予算内に収まるかを検証しましょう。

おすすめの予約管理システム

  • トレタ予約台帳（株式会社トレタ）
  • ぐるなび台帳（株式会社ぐるなび）
  • レストランボード（株式会社リクルート）
  • GATE Reserve（旧:お席トットくん）（株式会社イデア・レコード）
  • UMat 予約台帳（株式会社Wiz）
  • リザーブキーパー（株式会社エアネット）
  • GATE Connect（株式会社エクストリンク）
  • ebica（株式会社エビソル）
  • 個人店のミカタ for Booking System（株式会社フードコネクション）
  • SelectType（株式会社セレクトタイプ）
  • TableCheck（株式会社TableCheck）
  • OpenTable（OpenTable, Inc.）