目次
交通費精算システムとは
交通費精算システムとは、交通費の申請、承認、精算を効率化するシステムです。社員が交通費に関する情報を登録すると、システムが自動的に計算・精算を行います。
交通費精算システムを導入するメリット
交通費精算システムを導入すると、次のようなメリットがあります。
- 申請者のメリット
- 申請時間の短縮
- 承認者のメリット
- 承認プロセスの効率化
- 経理担当者のメリット
- 精算業務の効率化
- 経営者のメリット
- コスト削減
申請者のメリット
交通費精算システムは、申請者の申請時間を短縮できます。従来は手作業で申請書を作成していましたが、システムを利用すると交通手段や経路を入力するだけで申請が完了します。
承認者のメリット
交通費精算システムは、承認者の承認プロセスを効率化できます。従来は申請書を紙で確認していましたが、システムを利用すると電子的に承認を行うことができます。
経理担当者のメリット
交通費精算システムは、経理担当者の精算業務を効率化できます。従来は手作業で精算していましたが、システムを利用すると交通費の計算や仕訳が自動的に行われます。
経営者のメリット
交通費精算システムは、経営者のコスト削減に貢献できます。交通費の申請や承認、精算にかかる時間を削減することで、人件費を削減できます。
交通費精算システムの主な機能
交通費精算システムの主な機能は以下の通りです。
交通費の申請
社員が交通手段や経路を入力して申請を行います。下記の項目が一般的です
- 交通手段（電車、バス、タクシーなど）
- 利用区間（出発地、目的地）
- 利用日
- 金額
- 領収書の添付（画像やPDF）
- その他必要な情報（備考など）
交通費の計算
システムが交通手段や経路に基づいて交通費を自動的に計算します。
申請経路の自動計算
- 出発地と目的地を入力すると、最適な経路や運賃を自動計算する機能。
- 手入力の手間を省き、入力ミスを防ぎます。
定期券区間の控除
- 定期券を利用している場合、定期券区間外の運賃のみを自動計算する機能。
- 精算の手間を軽減します。
交通費の承認
承認者は電子的に交通費を承認します。
申請内容の確認:
- 申請された交通費の内容（日付、区間、金額、利用交通機関など）を詳細に確認できます。
- 領収書や乗車証明書などの添付ファイルを確認できます。
承認ルートの設定:
- 申請内容に応じて、承認ルート（上長→経理担当者など）を設定できます。
- 承認者ごとに承認権限を設定できます。
承認・却下:
- 申請内容を確認し、承認または却下することができます。
- 却下する場合は、その理由をコメントで伝えることができます。
交通費の精算
システムが交通費を自動的に精算します。
レポートの作成
システムが交通費に関するレポートを作成します。
交通費支出状況レポート
- 部署別、従業員別、期間別などの交通費支出状況をまとめたレポートです。
- 支出額の推移や内訳（電車代、バス代、タクシー代など）を把握できます。
経路別交通費レポート
- 経路別の交通費をまとめたレポートです。
- 特定の経路の利用頻度やコストを分析できます。
交通手段別交通費レポート
- 交通手段別（電車、バス、タクシーなど）の交通費をまとめたレポートです。
- 交通手段ごとの利用状況やコストを比較できます。
比較レポート
- 期間別、部署別、従業員別の交通費を比較したレポートです。
交通費精算システムの選び方
交通費精算システムを選ぶ際は、以下のポイントを検討しましょう。
必要な機能
業務内容や規模に合わせて、必要な機能を絞り込みましょう。
システム連携
既存の経費精算システムや会計システムなどとの連携を検討しましょう。
操作性
システムの操作性が良いかを確認しましょう。
コスト
導入コストやランニングコストを考慮しましょう。
おすすめの交通費精算システム
- Concur Expense（株式会社コンカー）
- TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
- 楽楽精算（株式会社ラクス）
- HRMOS経費（イージーソフト株式会社）
- BIZUTTO経費（アルプス システム インテグレーション株式会社）
- 楽々WorkflowII（住友電工情報システム株式会社）
- SmartDB（株式会社ドリーム・アーツ）
- MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフロー（パナソニック ネットソリューションズ株式会社）
- サイボウズGaroon（サイボウズ株式会社）
- desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）
